Elk spoorvoertuig heeft een eigenaar en elk spoorvoertuig heeft een houder. De wet stelt geen eisen aan de eigenaar.
De houder van het spoorvoertuig is verantwoordelijk voor het beheer en het aansturen van het onderhoud van haar voertuigen. De houder heeft een houderkenmerk. Dit kenmerk wordt op al haar wagens aangebracht. Voor de Europese Unie worden de houderkenmerken geregistreerd door ERA. Aanvragen voor een kenmerk worden ingediend bij de inspectie. De houder moet met de gebruiker(s) van zijn spoorvoertuigen regelen dat zij zorgen voor onderhoud en reparaties die de houder niet zelf uitvoert. Aard en inhoud daarvan hangen af van de situatie, vooral bij huur en lease.

Toelating spoorvoertuig in Nederland

Het General Contract of Use is een regeling voor goederenwagens waarbij al enkele honderden vervoerders en houders van goederenwagens zijn aangesloten door het deponeren van een verklaring. Elk spoorvoertuig moet in Nederland worden toegelaten. Daarbij wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van eerdere toelatingen elders in Europa en alleen naar de specifieke Nederlandse situatie gekeken.


De houder moet in het voertuigregister zijn ingeschreven. Er kan voor een spoorvoertuig maar één houder zijn. Voertuigeigenaren worden alleen als zij daarom vragen in het nationaal voertuigregister  (NVR) ingeschreven. Deze eigenaarinschrijving heeft geen juridische betekenis. In het in ontwikkeling zijnde, wereldwijde, Cape Town register kunnen over enige tijd ook financiële aanspraken (zoals eigendom en onderpand) op railvoertuigen worden ingeschreven.