Vragenlijst Erkenning van luchtvaarttechnische bedrijven
Publicatie | 07-03-2023
Uw bedrijf heeft aangegeven geïnteresseerd te zijn in een bedrijfserkenning. Voor dergelijke bedrijven heeft ILT een informatiepakket samengesteld waarvan deze vragenlijst deel uitmaakt.
Zoals de brochure Erkenning luchtvaarttechnische bedrijven beschrijft, bestaat het traject naar een erkenning uit een informatie-, oriëntatie-, aanvraag- en beoordelingsfase. Na de afhandeling begint de erkenningsfase. In de oriëntatiefase komen de twee essentiële onderwerpen aan de orde: de noodzaak voor- en de haalbaarheid van een erkenning.
Deze vragenlijst heeft ten doel om een beeld te geven van de organisatie ter voorbereiding op een oriënterend gesprek; de volgende stap op weg naar een erkenning.
De vragenlijst geeft rubriekgewijs aan welke onderwerpen van belang zijn. Het kan voorkomen dat bepaalde rubriek(sdel)en voor uw bedrijf niet van toepassing zijn. Overigens is geen volledigheid nagestreefd.
Bij het doorlopen van de vragenlijst is het nuttig om een en ander vast te leggen. De wijze waarop dit gebeurt, is echter niet zo van belang. Vervolgens kunt u een conclusie trekken. Het uiteindelijke resultaat van deze vragenlijst kan zowel voor u, als voor de ILT, als een hulpmiddel dienen in deze fase van het traject.
De ILT hanteert in de erkenningensystematiek het instrument 'zelfevaluatie'. Het doel daarvan is primair om het bedrijf zelf een beeld te laten verkrijgen in hoeverre het aan de eisen voldoet. In het vervolgtraject naar een erkenning wordt gevraagd een dergelijke zelfevaluatie uit te voeren gedurende de aanvraagfase. Dit in verband met de eerste afgifte van een erkenning. Ook bedrijven die erkend zijn, zullen met het begrip zelfevaluatie (blijvend) te maken krijgen. Hoewel de uitkomst van deze vragenlijst niet ter vervanging dient van een zelfevaluatierapport dat in een later stadium moet worden opgesteld, kan het mettertijd een nuttige bijdrage hieraan leveren.
Vragenlijst
Een erkend bedrijf moet in Nederland gevestigd zijn en als zodanig ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. In dat opzicht zijn de volgende gegevens van belang:
Naam van het bedrijf.
Rechtsvorm van het bedrijf.
Plaats van vestiging.
Inschrijving Kamer van Koophandel en inschrijvingsnummer.
Een omschrijving van de aard en de omvang van de werkzaamheden, waarvoor mogelijk een erkenning zal worden aangevraagd.
Een erkend bedrijf moet beschikken over adequate faciliteiten. Wilt u daarom het volgende nagaan:
Over welke werkplaatsen, magazijnen en kantoren kan worden beschikt.
Voldoen de faciliteiten in de bestaande opzet voor het uitvoeren van de werkzaamheden.
Een erkend bedrijf moet voldoende en goed opgeleid personeel in dienst hebben. De organisatie moet zijn beschreven en een organogram hebben. In dit opzicht is van belang of de organisatie in de huidige opzet al dan niet voldoet voor het uitvoeren van de werkzaamheden. Denkt u in dit verband aan de volgende aspecten:
Aantal personeelsleden.
Eventueel aanwezige erkenning van ILT voor productie / continuing airworthiness management / onderhoud / opleiding.
Aanwezige ervaring.
Verhouding direct/indirect personeel.
Is er een functionaris aangesteld die verantwoordelijk is voor de kwaliteitszorg? Als dit niet het geval is, is er iemand binnen de organisatie geschikt om deze functie te vervullen?
Zijn de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor de relevante functies vastgelegd?
Is er voorzien in de mogelijkheid voor opleiding en bijscholing?
Naast faciliteiten moet een erkend bedrijf tevens beschikken over adequate gereedschappen, uitrusting en dergelijke. Wilt u daarom het volgende nagaan:
Over welke gereedschappen, meet-/testapparatuur e.d. kan worden beschikt.
Zijn deze in voldoende mate aanwezig en kwalitatief geschikt (technische staat, kalibratie etc.) voor het uitvoeren van de werkzaamheden.
Om als erkend bedrijf werkzaamheden te kunnen uitvoeren, moet het de relevante documentatie bezitten. U kunt hierbij denken aan:
EASA-documentatie: verschillende AMC’s/GM’s, inclusief amendments + Safety Information Bulletins (SIB-‘s).
Beschrijving van bedrijfsproces(sen).
Onderhoudsdocumentatie van de fabrikant zoals maintenance/overhaul manuals.
AD-notes.
AIC-B's.
Service Bulletins en Service Letters.
Maintenance Directives als uitgegeven door ILT.
Indien dergelijke documentatie niet aanwezig is, of onbekend, kan dit in een oriënterend gesprek ter sprake komen.
Het al dan niet hebben van een kwaliteitssysteem is voor het verkrijgen van een erkenning van cruciale betekenis. Wilt u daarom nagaan of u procedures heeft voor:
Het registreren van werkopdrachten.
Werkvoorbereiding.
Planning van het werk.
Uitvoering van het werk (incl. controle-/inspectiestappen).
Vrijgave van het werk.
Materiaal/onderdelen voorziening (inkoop, ingangscontrole en magazijnopslag).
Onderhoud van gereedschappen en gronduitrusting.
Kalibratie van meetmiddelen.
Verkrijgen van documentatie (incl. het actueel houden hiervan).
Omzetten van fabrieksinformatie in werkvoorschriften en het implementeren van AD-notes, Maintenance Directives en Safety Information Bulletins.
Opleiden en bijscholen van personeel.
Uitbesteding van werk/diensten.
Om het kwaliteitssysteem te completeren, moet het regelmatig beoordeeld worden op bruikbaarheid en effectiviteit: de auditingfunctie, ook wel aangeduid als kwaliteitsborging. Wordt een dergelijk systeem gehanteerd? U kunt onder andere de volgende aspecten beschouwen:
Zijn er audits ontwikkeld om de diverse onderwerpen (o.a. de onder rubriek 6 genoemde procedures) te toetsen?
Is er een planning voor het periodiek uitvoeren van audits?
Is er een follow-up systeem om gesignaleerde tekortkomingen te verhelpen?
In de Europese regelgeving voor luchtvaarttechnische bedrijven moeten CAMO-organisaties sinds maart 2022 beschikken over een managementsysteem als waarborg voor de luchtvaartveiligheid, in het algemeen aangeduid als SMS (Safety Management System). Deze verplichting is aanvullend op het hebben van een kwaliteitssysteem. In december 2022 is deze verplichting ook ingevoerd voor Part-145 erkende onderhoudsbedrijven en vanaf maart 2023 voor Part-21 subpart G erkende productiebedrijven. Bestaande bedrijven hebben twee jaar de tijd om aan de verplichting te voldoen. Part-CAO erkende organisaties, Part-147 erkende organisaties en organisaties met een nationale erkenning zijn uitgesloten van de verplichting voor het hebben van een SMS.
Is uw bedrijf bekend met de principes en de uitgangspunten voor een SMS, w.o. de vier pijlers volgens ICAO Annex 19 (Safety Management), te weten:
a. Veiligheidsbeleid en doelstellingen;
b. Risico management;
c. Veiligheidsborging;
d. Veiligheidspromotie.
Waarom is de verplichting tot het hebben van een SMS op uw organisatie van toepassing?
Welke elementen van de SMS-systematiek heeft uw organisatie geïmplementeerd? Welke elementen (nog) niet?
Is uw bedrijf bekend met methoden om de implementatiegraad van de ingevoerde SMS-systematiek te beoordelen, waaronder b.v. het MSAT-instrument (Management System Assessment Tool)?
Indien uw bedrijf de geïmplementeerde SMS-systematiek met het MSAT-instrument heeft beoordeeld, op welk niveau functioneert de organisatie op dit moment? Present | Suitable | Operational | Effective
U kunt de inschaling eventueel ook aangeven voor diverse elementen van de SMS-systematiek zodat een iets preciezer indicatie wordt aangegeven.
De organisatie en de gehanteerde procedures moeten zijn vastgelegd in een handboek. Heeft uw organisatie reeds een dergelijk handboek en is deze informatie voldoende bekend binnen de organisatie.
Opmerking: in de regelgeving worden de volgende benamingen gehanteerd:
Production Organisation Exposition (POE (Part 21 subpart G)).
Maintenance Training Organisation Exposition (MTOE (Part 147)).
Handboek Technisch Bedrijf (HTB) (nationale regeling REL2008, Bijlage C ).
Aangezien er geen volledigheid is nagestreefd, kan het zijn dat er toch behoefte is om bepaalde, niet genoemde onderwerpen aan de orde te stellen.
In verband met Part-21 Subpart G is met name de interface met de ontwerpverantwoordelijke van belang.
Conclusie
Tot slot vragen wij u om naar aanleiding van de uitkomsten uw conclusie te trekken.
Vervolgtraject
Afhankelijk van de bevindingen zijn er de volgende mogelijkheden:
Uw bedrijf voldoet in grote lijnen.
De punten waaraan u nog moet werken, kunnen gedurende een mogelijk vervolgtraject naar een erkenning wel worden ingevuld. Hieronder valt ook het opstellen van een handboek. In dit geval kunt u contact opnemen voor verdere stappen. In een oriënterend gesprek kunnen de uitkomsten worden besproken.
Er moet nog het nodige gebeuren.
Start dan in eerste instantie voor uzelf een actieprogramma om aan het geheel nadere invulling te geven. Ook voor deze mogelijkheid kunt u een afspraak maken voor een oriënterend gesprek.
Er moet dusdanig veel gebeuren, dat in uw afweging de inspanning niet gerechtvaardigd is. U besluit daarom de voorbereidingen naar een erkenning te staken.
Ook in de beide laatste gevallen ontvangt de ILT graag een reactie van u. Ter voorbereiding op een oriënterend gesprek is het behulpzaam als de ILT de uitkomsten van de vragenlijst van u ontvangt.
Voor eventuele vragen of opmerkingen naar aanleiding van deze vragenlijst, kunt u contact opnemen met ILT.
