De Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT) controleert of chauffeurs zich aan de rij- en rusttijden houden. Dat gebeurt onder andere met digitale inspecties. Bij een digitale inspectie stuurt u gegevens op van de bestuurderskaarten (C-bestanden) en de digitale tachografen (M-bestanden).
Brief digitale inspectie
Als u een vervoersvergunning heeft, of voertuigen die een tachograaf moeten hebben, kunt u digitaal gecontroleerd worden door de ILT. U ontvangt hierover een brief.
In de brief leest u vóór welke datum u de bestanden van de bestuurderskaarten (C-bestanden) en de digitale tachografen (M-bestanden) aan moet leveren. U moet de bestanden aanleveren voor alle bestuurders en voertuigen die u in de gespecificeerde periode in uw bedrijf heeft ingezet. Dit doet u met het formulier Aanleveren tachograafbestanden.
Hoe stuurt u gegevens op?
Verzamel de volgende bestanden voor de periode die in de brief gespecificeerd staat:
C-bestanden (.ddd of .esm) van de bestuurderskaarten. Dit zijn de gegevens van alle chauffeurs, uitzendkrachten of andere bestuurders die voor de onderneming gewerkt hebben. Let op: Lever de 1e download aan die is gemaakt na de inspectieperiode.
M-bestanden (.ddd of .esm) uit de digitale tachograaf. Dit zijn de gegevens van alle voertuigen die zijn gebruikt binnen uw onderneming, ook de huurvoertuigen en leasevoertuigen. Let op: Lever alle downloads aan die zijn gemaakt binnen de inspectieperiode én de 1e download direct daarna.
Lees de informatie op deze pagina om u goed voor te bereiden op de digitale inspectie. Ga naar 'Vragen en uitzonderingen' voor informatie over uitstel, vrijstellingen en meer.
Stuur de C-bestanden en M-bestanden naar de ILT met het online formulier Aanleveren tachograafbestanden. Let op: u moet de bestanden compleet en op tijd aanleveren.
Vragen en uitzonderingen
Alle bedrijven met tachograafplichtige voertuigen krijgen regelmatig een brief voor een digitale inspectie. Het doel van een digitale inspectie is toezicht te houden op de markt en te controleren of u zich houdt aan de regels van het Atbv en de Arbeidstijdenwet (Atw). In de bijlage van de brief staat de analyse van de tachograafgegevens. Hierin kunt u zien of er mogelijk overtredingen zijn geweest met betrekking tot rij- en rusttijden, zodat u maatregelen kunt nemen om in de toekomst fouten te voorkomen.
Uitstel krijgen voor het opsturen van C- en M-bestanden kan, maar alleen bij uitzondering. Hiervoor gaat u naar het formulier Aanleveren tachograafbestanden. Vul in waarom u uitstel vraagt en stuur het formulier zonder bestanden op naar de ILT. U krijgt bericht of u uitstel kunt krijgen. Let op: bij een vordering (zie alinea 'Wat gebeurt er als u geen gegevens aanlevert?') is uitstel niet mogelijk.
Na de uiterste aanleverdatum kunt u het formulier nog invullen. Dat kan wel gevolgen hebben. Bijvoorbeeld meer fysiek toezicht en nieuwe inspecties binnen uw onderneming.
Valt u onder een vrijstelling? Dan hoeft u geen bestanden op te sturen. Wel moet u het formulier Aanleveren tachograafbestanden invullen. Daarin vult u in onder welke vrijstelling u valt. Dan stuurt de ILT geen brieven meer met de vraag om gegevens te sturen. Tijdens een controle moet u wel kunnen aantonen dat u aan de voorwaarden voldoet. Ga voor meer informatie over de vrijstellingen naar Gebruik en vrijstellingen tachograaf.
Als u niet tachograafplichtig bent, dan geldt er nog wel een registratieplicht vanuit de Atw. U mag zelf bepalen of u de registratie op papier of in de computer bijhoudt, of dat u een tachograaf gebruikt. Dit staat in artikel 4:3 van de Atw.
Levert u de gevraagde bestanden niet of te laat aan, dan ontvangt u snel weer een brief. Daarin vordert de ILT officieel uw tachograafbestanden. Dat betekent dat u verplicht bent om de gegevens op te sturen. Doet u dat niet, dan bent u strafbaar.
Wanneer u niet of te laat downloads maakt van de bestuurderskaarten en motorvoertuigbestanden (tachograafbestanden) kan het zijn dat de bestanden die zijn aangeleverd niet de gehele controleperiode dekken. Dan zijn de bestanden niet volledig. Wanneer je bestanden niet volledig zijn, is dat binnen de Atbv en Atw een hele belangrijke inbreuk (HBI) en kan bij een verdiepende inspectie leiden tot een boete.
Daarnaast moet u ook de downloads van gehuurde of geleasede voertuigen opslaan. Dit geldt ook voor ingehuurde/ingeleende bestuurders of chauffeurs die zijn ingezet via een uitzendbureau.
Downloadplicht: Minimaal elke 28 dagen van de bestuurderskaarten (chauffeur) en minimaal elke 90 dagen voor de voertuigunits (tachograaf) à (volgens de regeling tachograafkaarten artikel 2.4:1, zesde lid, Atbv en artikel 11, eerste en tweede lid).
Bewaarplicht: Tachograaf en bestuurderskaart data van ten minste 52 weken (volgens de regeling tachograafkaarten artikel 2.4:1, tweede lid, Atbv en artikel 11, vierde lid.
Verantwoordelijkheid werkgever: verantwoordelijkheid vervoersonderneming voor het correct gebruik van tachografen, bestuurderskaarten (volgens de Verordening (EG) nr. 165/2014 (hierna: Vo 165/2014): artikel 2.4:13, tweede lid, Atbv en artikel 32, eerste lid).
Deugdelijke registratie: Het niet voeren van een deugdelijke registratie door een werkgever of zelfstandige ter zake van de arbeids- en rusttijden welke het toezicht op de naleving van deze wet en de daarop berustende bepalingen mogelijk maakt à Atw artikel 4:3, eerste lid.
Na de analyse op de aangeleverde tachograafbestanden ontvangt u een brief met de uitkomsten. Wanneer een afwijking is gevonden, ontvangt u daarvan een overzicht. Niet alle afwijkingen zijn daadwerkelijk overtredingen van rij -en rusttijden. Het kan voorkomen dat de analyse een overtreding laat zien omdat de tachograaf door u of uw chauffeurs niet goed wordt bediend.
Als blijkt dat verbetering nodig is in het naleven van de regels voor rij- en rusttijden, verwacht de ILT dat u als ondernemer zelf actie onderneemt. Op dit moment ontvangt u geen boete voor deze vastgestelde overtredingen. Maar wanneer de ILT bij deze inspectie veel en ernstige overtredingen vindt, kunt u een verdiepend onderzoek krijgen waarbij boetes of strafrechtelijke procedures een optie zijn. Ook kan de ILT u eerder selecteren voor een nieuwe digitale inspectie.
Bij een diepgaand of heronderzoek kan de ILT de door u verstrekte gegevens gebruiken voor verdere analyse en opvolgende maatregelen.
Samenloop van regels doet zich voor als een werknemer verschillende werkzaamheden verricht binnen één dienst of meerdere diensten, waarbij in de ene situatie de Atw geldt en in de andere het Atbv of zelfs het Arbeidstijdenbesluit (Atb) zoals in het geval van gladheidsbestrijding. Hoe u de werkzaamheden als werkgever monitort en hoe de chauffeur de werkzaamheden registreert bij de samenloop van arbeid eist zorgvuldigheid.
Indien tijdens één dienst meer dan 75% van de dienst in een bepaald categorie van arbeid wordt gewerkt, met een minimum van 1 uur, dan geldt voor de gehele dienst de betreffende wetgeving. Met andere woorden, wanneer een medewerker 3 uur lang kantoorwerkzaamheden verricht en 5 uur lang beroepsvervoer met een vrachtauto verricht, zal voor de gehele dienst de rij- en rusttijden gelden zoals geregeld in het Atbv. Houd er rekening mee dat, indien er minder dan 8 uur onafgebroken rust tussen de werkzaamheden zit, er nog steeds sprake is van één dienst.
Het is belangrijk om te benadrukken dat als een chauffeur naast de werkzaamheden die wel tachograafplichtig zijn, ook werkzaamheden verricht die niet tachograaf plichtig zijn, de niet-tachograafplichtige activiteiten mogelijk apart handmatig moeten worden geregistreerd als "andere werkzaamheden". Dit is een wettelijke verplichting om de geldende regelgeving te waarborgen en een eventuele controle mogelijk te maken.
De ritten zonder kaart betekent een vervoersactiviteit met dit voertuig waarbij geen kaart in de tachograaf is gestopt. Hierbij kunt u ook de functie out of scope gebruiken. Het is belangrijk om te benadrukken dat als een chauffeur naast de werkzaamheden die niet onder de Atbv vallen, ook werkzaamheden verricht die wel onder deze wetgeving vallen, deze activiteiten apart op de bestuurderskaart/tachograaf moeten worden geregistreerd als “andere werkzaamheden”. Dit is een wettelijke verplichting om de geldende regelgeving te waarborgen en eventuele nalevingsproblemen te voorkomen (zie ook het kopje samenloop). Als er geen sprake is van een vrijstelling, dan kan het rijden zonder kaart gezien worden als een overtreding.
Out of scope: De out of scope functie verwijst naar een situatie waarin een voertuig buiten de tachograafwetgeving valt. Het gebruik van de out of scope functie vereist zorgvuldigheid en mag u alleen gebruiken wanneer het voertuig daadwerkelijk buiten deze wetgeving valt (zie Verordening (EU) nr. 165/2014).
In het Arbeidstijdenbesluit vervoer staat hoeveel uren chauffeurs mogen rijden. Bij een digitale inspectie vraagt de ILT digitale bestanden op bij de vervoersonderneming. Met de M- en C-bestanden van de tachograaf controleert de ILT de naleving van de rij- en rusttijden.
ILT minder vaak op bezoek
Vervoersbedrijven die zich eerder minder goed aan de regels hielden, hebben een hogere risicoscore. Deze ondernemingen worden vaker uitgenodigd voor een digitale inspectie. Ondernemingen die zich aan de regels houden, worden minder vaak gecontroleerd. Dit bespaart de ILT en de ondernemingen veel tijd.
Resultaten van de digitale inspectie
De ILT stuurt u een brief met de resultaten van de inspectie. Met deze resultaten kan de onderneming zelf aan de slag gaan met het verbeteren van de bedrijfsprocessen.
De ILT bewaart de resultaten van de inspectie digitaal. De ILT gebruikt de gegevens in dit registratiesysteem alleen voor toezicht.
Wat gebeurt er als de regels niet zijn gevolgd?
Ziet de ILT dat uw vervoersonderneming bepaalde regels niet goed heeft gevolgd? Dan zit er bij de resultatenbrief een bijlage met een overzicht van deze afwijkingen. Zijn de rij- en rusttijden niet goed nageleefd, dan verwacht de ILT dat u, de vervoerder, dit zelf verbetert.
Worden er veel regels niet gevolgd, dan kan de ILT uw vervoersonderneming vaker digitaal gaan controleren. Ook kan de ILT langskomen voor een fysieke inspectie. Als er bij een fysieke inspectie overtredingen worden geconstateerd, loopt u risico op een boete.
Marktrapportages
De ILT wil informatie uit de digitale inspecties ook gebruiken om te onderzoeken hoe de rij- en rusttijden nageleefd worden bij vervoersbedrijven in het algemeen. Deze verslagen (marktrapportages) gaan niet over 1 bepaalde onderneming en er staan geen (bedrijfs)namen in.
