Ga direct naar inhoud

Informatieblad prior en not-requiring prior approval wijzigingen

Publicatie | 01-02-2024

Bij wijzigingen van en binnen de AOC, CAMO en/of ATO erkenning wordt op basis van EU Verordeningen 965/2012, 1321/2014 respectievelijk 1178/2011 onderscheid gemaakt tussen twee soorten wijzigingen. Dit zijn wijzigingen die door de ILT van te voren moeten worden goedgekeurd (prior approval) en wijzigingen waarvoor dat niet geldt (not-requiring prior approval). Dit informatieblad beschrijft hoe de ILT omgaat met bovengenoemde wijzigingen. Dit informatieblad is van toepassing op een Nederlandse ATO, CAMO en/of AOC houder.

Wijziging en ILT goedkeuring

Prior approval wijzigingen mogen pas worden uitgevoerd na goedkeuring van de ILT. Voor wijzigingen ‘not requiring prior approval’ moet de organisatie een door de ILT goedgekeurde procedure hebben. Wijzigingen ‘not requiring prior approval’ mag de organisatie uitvoeren nadat de procedure voor het aanbrengen van deze wijzigingen door de ILT is goedgekeurd. Wijzigingen ‘not requiring prior approval’ mogen zonder goedkeuring van de ILT worden ingevoerd, maar moeten wel op of voorafgaand aan de ingangsdatum van de wijziging bij de ILT ingediend worden.

Beheer en indienen

De manier waarop de organisatie zowel prior approval als not-requiring prior approval wijzigingen beheert en indient bij de ILT, heeft de organisatie in een procedure vastgelegd. Artikelen ORO/ORA.GEN.130 en CAMO.A.130 vragen expliciete goedkeuring van de procedure voor wijzigingen ‘not-requiring prior approval’ door de ILT. Dit laat onverlet dat prior approval wijzigingen ook beheerd moeten worden door de organisatie. Daarom stelt de ILT dat ook voor de prior approval items, in de procedure moet zijn vastgelegd hoe de organisatie hiermee omgaat.

Om goedkeuring te verkrijgen voor deze procedure moet, als randvoorwaarde voor alle wijzigingen (zowel prior approval als not-requiring prior approval), de procedureomschrijving ten minste de volgende items bevatten:

  1. CAMO en ATO: een overzicht van de prior approval items per erkenning. Voor AOC's volstaat een verwijzing naar de webpagina Overzicht prior approval items AOC van de ILT. Deze webpagina wordt door de ILT up-to-date gehouden;
  2. Een omschrijving van de verantwoordelijke personen voor het vaststellen van de wijziging(en);
  3. De borging van een onafhankelijke controle op de naleving van wet- en regelgeving;
  4. De wijzigingen dienen vergezeld te gaan van een ingevuld en ondertekend webformulier. Alleen als er nog geen webformulier beschikbaar is mag een PDF-aanvraagformulier worden gebruikt,  waarop is aangegeven of de aanvraag een prior approvalof not requiring prior approval betreft;
  5. De wijzigingen dienen vergezeld te gaan van een verantwoording van de naleving, in de vorm van een compliance checklist (CCL), of een statement waarin de organisatie verklaart dat er geen wijzigingen zijn in de CCL ten opzichte van een eerdere goedkeuring, met vermelding van de laatste revisiedatum. Als de CCL is gewijzigd, moet tenminste het gewijzigde deel worden meegeleverd. Voor een prior approval aanvraag van een CAMO-vergunning dient tevens een zelfevaluatie te worden meegestuurd;
  6. Borging waaruit blijkt dat wijzigingen worden uitgevoerd conform het ‘management of change’ proces zoals omschreven door de organisatie. Dit proces vraagt om een risk assessment. Deze risk assessment dient te worden meegeleverd; als er geen risk assesment is gemaakt moet dit ook gemeld en gemotiveerd worden;
  7. Borging dat een toelichting met de reden van de wijzigingen (bijvoorbeeld middels revision highlights of een amendmentbrief) wordt meegestuurd;
  8. Borging dat andere vereiste documenten worden meegestuurd, zoals bijvoorbeeld gewijzigde (delen van) boekwerken, een cv bij de wijziging van een sleutelfunctionaris of andere documenten ter onderbouwing van de wijziging. Voor diverse prior approval items staan daarnaast eisen voor een aanvraag vermeld in de betreffende regelgeving;
  9. De wijzigingen moeten duidelijk inzichtelijk worden gemaakt in de documentatie, bijvoorbeeld met een streep in de kantlijn of gearceerde tekst;
  10. Alle wijzigingen worden voor invoering ingediend, rekening houdend met de voorwaarden gesteld in AMC1 ORO/ORA.GEN.130 cq AMC1 CAMO.A.130;
  11. Als de organisatie meerdere erkenningen heeft, wordt duidelijk aangegeven voor welke erkenning(en) de ingediende wijziging van toepassing is. Als het om meerdere erkenningen gaat, moeten er dus ook meerdere webformulieren worden ingediend;
  12. Prior en not-requiring prior approval wijzigingen worden bij voorkeur in een aparte (handboek)wijziging ingediend. Wanneer prior en not-requiring prior approval wijzigingen wel gecombineerd worden ingediend, geeft de organisatie expliciet aan (in de revision highlights of begeleidend schrijven) voor welke gewijzigde items prior approval wordt aangevraagd en welke wijzigingen niet voor prior approvalin aanmerking komen. Zo niet, dan kan de behandeltermijn van de prior approvalaanvraag onnodig lang uitlopen. Het kan er ook toe leiden dat de aanvraag niet in behandeling wordt genomen. Let op: Het gecombineerd aanbieden van prior en not-requiring prior approval wijzigingen is niet meer mogelijk voor AOC-wijzigingen. Voor prior approval wijzigingen volstaat het om alleen de gewijzigde tekst aan te leveren en niet een compleet handboek. U kunt het handboek aanpassen nadat de goedkeuring is ontvangen.
  13. Het is ten zeerste aanbevolen het versiebeheer van de documentatie van de organisatie zodanig in te richten dat onderscheid wordt gemaakt tussen ‘prior approval’ en ‘not-requiring prior approval’ wijzigingen. Dit kan bijvoorbeeld door bij elke not requiring prior approval wijziging het revisienummer van het betreffende document te verhogen. Bij een update van een prior approval item wordt het revision nummer weer op nul gezet, en wordt het issue nummer verhoogd. De organisatie dient de procedure voor wijzigingen op te nemen in haar auditschema zodat periodiek wordt getoetst of deze procedure goed functioneert;
  14. Alle wijzigingen worden elektronisch bij de ILT ingediend via het betreffende webformulier of, als gebruik wordt gemaakt van een PDF-aanvraagformulier, het e-mailadres ILTDocumentManagement@ilent.nl.

De ILT neemt geen aanvragen in behandeling als deze zijn ingediend met een PDF-aanvraagformulier terwijl er een webformulier beschikbaar is.

Beoordeling Prior Approval wijzigingen

Wanneer de ILT de aanvraag voor een wijziging van één of meerdere prior-approval item(s) ontvangt, stuurt zij binnen 10 werkdagen een ontvangstbevestiging. Voor de wijziging zal een bedrag in rekening worden gebracht zoals bepaald in de Regeling tarieven transportsectoren luchtvaart. De ILT neemt, nadat het bedrag is betaald, binnen de wettelijke beslistermijn een beslissing op de aanvraag. Zo niet, dan informeert de ILT de aanvrager over de achterliggende reden en de te verwachten termijn waarbinnen een beslissing genomen zal worden. Wanneer de wijzigingen in het belang van de veiligheid direct moeten worden doorgevoerd, kan de organisatie hier invulling aan geven onder voorwaarde dat zij dit vooraf kenbaar maakt aan de ILT. De ILT kan vervolgens aanvullende voorwaarden stellen.

Toelichting: De beslistermijn betreft de tijd dat de aanvraag in behandeling is bij ILT. De termijn dat de aanvraag nog niet is betaald, nog dient te worden aangevuld of gecorrigeerd, schort de beslistermijn op. 

Beoordeling Not-requiring Prior Approval wijzigingen

Wanneer de ILT de not-requiring prior approval wijzigingen ontvangt conform de hierboven omschreven procedure, ontvangt de organisatie een ontvangstbevestiging binnen 10 werkdagen. De wijzigingen worden niet getarifeerd. De ILT beoordeelt de aangeboden wijzigingen achteraf op de naleving van de van toepassing zijnde eisen en voorwaarden in overeenstemming met ARO.GEN.330 (c) en/of ARA.GEN.330 (c) en/of CAMO.A.330(e), ARO.GEN.305 en/of ARA.GEN.305 en/of CAMO.A.305 en bijbehorende AMC’s. Als blijkt dat de wijzigingen niet in overeenstemming zijn met wet- en regelgeving informeert de ILT de organisatie. Bij uitblijven van een reactie verhoogt ILT dit in een bevinding. De zwaarte van de bevinding zal zijn afgestemd op de aard van de afwijking. De organisatie krijgt vervolgens tijd om de geconstateerde afwijking te corrigeren binnen de gestelde termijn zoals bepaald op grond van ARO.GEN.350 of ARA.GEN.350 of CAMO.B.350.

Afkortingen

  • ARA Authority Requirements for Aircrew
  • AOC Air Operator Certificate
  • ARO Authority Requirements for Air Operations
  • ATO Approved Training Organisation
  • CAMO Continuing Airworthiness Management Organisation
  • CCL Compliance Checklist
  • ILT Inspectie Leefomgeving en Transport – Luchtvaart
  • ORA Organisation Requirements for Aircrew
  • ORO Organisation Requirements for Air Operations