Veelgestelde vragen over Europese regels grondafhandeling

Beide regelingen blijven bestaan, maar hebben een andere focus:

• Richtlijn 96/67/EG (Grondafhandelingsrichtlijn) is alleen een economische regeling.
• Verordening (EU) 2025/20 richt zich alleen op de vliegveiligheid door de invoering van een verplicht Safety Management System (SMS), operationele veiligheidseisen en trainingsnormen.

De nieuwe veiligheidsdeclaratie vervangt geen markttoegangscertificaten of -vergunningen afgegeven onder Richtlijn 96/67/EG.

Ja, deze diensten vallen onder de nieuwe Europese regels:

• Into-plane brandstofbevoorrading (refuelling en defuelling) valt onder onderdeel GH.OPS.310 van Verordening (EU) 2025/20.
• De-icing/anti-icing valt onder onderdeel GH.OPS.335 .
• Turnaround-diensten zoals drinkwatervoorziening, toiletvloeistofservice en het wassen van vliegtuigexterieurs vallen ook onder de nieuwe regels.

Onder de nieuwe Europese regels vallen niet:

• Brandstofopslag en algemene brandstofkwaliteitscontrole. Deze vallen onder de Luchthavenverordening (EU) 139/2014.
• Vliegtuigonderhoud door goedgekeurde Part-145-organisaties.

Ja, maar dit hangt af van de operatie:

• Voor zelfafhandelende maatschappijen (AOC-houders) die vliegen met complexe motoraangedreven vliegtuigen (complex motor-powered aeroplanes) gelden de Europese regels. Deze organisaties moeten een declaratie indienen.
• Niet-commerciële operators (NCC/NCO) en maatschappijen met niet-complexe vliegtuigen zijn niet verplicht om een declaratie in te dienen.

Besteedt een maatschappij alle afhandeling uit? En voert deze organisatie alleen grondtoezicht (ground supervision, zoals station managers) uit? Dan is de organisatie niet verplicht om een declaratie in te dienen. Wel gelden er nieuwe eisen uit de gewijzigde Air Ops-verordening (EU) 2025/24. Bijvoorbeeld de verplichting om veiligheidsinformatie te delen (ORO.GEN.150 (Engels)) en specifieke regels voor grondprocedures (ORO.GEN.315 (Engels)).

Ja, er gelden verlichtingen (alleviations) voor kleine en regionale grondafhandelingsorganisaties.

Een kleine grondafhandelingsorganisatie is een afhandelingseenheid met 25 of minder FTE per jaar. Dit geldt per station of subunit, niet voor de grotere organisatie.

Belangrijke administratieve verlichtingen zijn:

• Makkelijker verandermanagement (change management)
• Simpelere (eenvoudigere) meldingssystemen en schaalbare SMS-processen
• De mogelijkheid om verschillende rollen te combineren, bijvoorbeeld de rol van veiligheidsmanager en opleidingsmanager
• Flexibelere en schaalbare trainingsprogramma's

Ja, dat is een van de doelen.

Nationale autoriteiten (zoals de ILT-Luchtvaartautoriteit) houden voortaan direct toezicht op de grondafhandelaren. Dit gebeurt met een standaard-toezichtscyclus van maximaal 48 maanden. Verlenging van deze cyclus tot 72 maanden is mogelijk als een afhandelaar aantoont dat aan bepaalde voorwaarden is voldaan. Onder andere een effectief Safety Management System (SMS) en continue beheersing van wijzigingen.

Een luchtvaartmaatschappij mag hierdoor een risicogebaseerde benadering gebruiken voor toezicht op organisaties waarmee ze een contract hebben (volgens de nieuwe AMC3 ORO.GEN.205 (Engels)).

Een grondafhandelaar kan eigen auditrapporten vrijwillig delen met luchtvaartmaatschappijen. Hierdoor kunnen luchtvaartmaatschappijen het aantal audits verlagen en minder uitgebreide audits uitvoeren.

Er gelden strengere eisen voor vrachtloodsen (cargo-warehouses):

Vrachtloodsen die gevaarlijke stoffen accepteren of afhandelen moeten een X-ray-verificatieruimte inrichten. Dat staat in ORGH.MGM.215(b) (Engels). De verplichte röntgencontrole helpt (verborgen) risico's te ontdekken en deze weg te nemen, vóór opslag of belading.

Luchthavenexploitanten zijn geen directe toezichthouder voor de Verordening (EU) 2025/20. Wel moeten ze toezien op naleving van de lokale luchthavenprocedures en de eisen uit de luchthavenverordening (EU) 139/2014.

Toezicht op, en de handhaving van, de Verordening (EU) 2025/20 is alleen een taak van de nationale toezichthouder (CAA).

Nee, de verordening standaardiseert operationele procedures niet rechtstreeks.

Volgens de basisverordening (EU) 2018/1139 is een grondafhandelaar verplicht om de diensten uit te voeren conform de specifieke procedures en instructies van de luchtvaartmaatschappij die zij bedienen. De beslissing om procedures te harmoniseren ligt bij de maatschappijen zelf.

Wel moeten organisaties bij tegenstrijdige operationele verschillen direct overleggen om te bepalen of acceptatie van de procedures van de afhandelaar mogelijk is. Zie GH.OPS.005(c). Ook moedigen de nieuwe Air Ops-regels het gebruik van industriestandaarden (zoals IATA IGOM/AHM) aan door maatschappijen te verplichten afwijkingen hiervan te onderbouwen met een risicobeoordeling.

U moet een declaratie indienen als uw vrachtloods (warehouse) voldoet aan alle voorwaarden:

• De vrachtloods ligt op of direct naast (adjacent to) de luchthaven
• De vrachtloods is verantwoordelijk voor de allerlaatste veiligheidskritische stappen voordat de vracht het vliegtuig in gaat

Dit zijn operationele diensten zoals:

• Vrachtacceptatie namens de maatschappij
• Definitieve opbouw en opslag van vracht
• Definitief wegen en labelen van Unit Load Devices (ULD's, zoals pallets en containers)
• Definitieve controles voorafgaand aan luchttransport
• Grondtransport van de vracht/post tussen de definitieve controle en het vliegtuig

'Adjacent to' betekent heel dichtbij, direct naast of de luchthavengrens fysiek rakend. Bijvoorbeeld direct verbonden via een tunnel of brug.

Belangrijke uitzonderingen zijn:

• Expediteurs (freight forwarders) en verladers (shippers) 
• Locaties die niet direct aan de luchthaven grenzen (off-airport) 
• Bedrijven die enkel wegtransport tussen loodsen uitvoeren vóór de definitieve acceptatiecontrole

Voor deze uitzonderingen geldt geen declaratieplicht.

Belangrijke datums zijn:

• 27 maart 2027: Opening van het nieuwe digitale EASA-platform voor het indienen van declaraties.
• 27 maart 2028: Vanaf deze datum zijn de nieuwe Europese regels van toepassing. Vóór die tijd geldt er een overgangsperiode.

Nee, EASA verplicht geen trainingscertificaat.

Wel beschrijft de verordening onder AMC2 ORGH.MGM.210(c) (Engels) de kennis en vaardigheden die een safety manager moet hebben. Een organisatie kan de benodigde trainingen intern regelen of uitbesteden aan een commerciële opleider. Een organisatie moet zelf aantonen dat een safety manager de juiste kennis en vaardigheden heeft.

Niet iedereen kan zomaar lid worden van een veiligheidsteam. Voor deze rol moet iemand bepaalde vaardigheden aantonen.

Verordening (EU) 2025/20 vereist dat de organisatie alleen deskundig personeel aanwijst voor rollen binnen het veiligheidsbeheer. Dit vereist een controle op aantoonbare kennis en vaardigheden van personeel. Zie onder andere ORGH.MGM.210 (Engels).

Een lid of manager van het veiligheidsteam moet:

• Onafhankelijk kunnen werken.
• Rechtstreeks rapporteren aan de Accountable Manager.
• Gezag hebben binnen de organisatie.
• Aantoonbare kennis hebben van luchtvaartveiligheidsnormen, SMS-processen, gevarenidentificatie, risicobeoordeling en human factors-principes.

Een effectief Safety Management System (SMS) is een hulpmiddel dat continu wordt gevoed door:

• Proactieve incident- en near-miss-meldingen.
• Het beheer van belangrijke organisatorische wijzigingen (management of change).
• Gevarenidentificatie en risicobeoordelingen.
• Actieve veiligheidspromotie op het platform.
• Leringen uit interne audits en extern toezicht door de overheid.

Just Culture is een van de belangrijkste instrumenten binnen het Safety Management System (SMS). Het moet continu groeien. Een effectieve Just Culture stimuleert medewerkers om alle informatie die betrekking heeft op veiligheid te delen en zorgt zo voor een basis van onderling vertrouwen tussen medewerkers, collega's en leidinggevenden. Daarmee draagt het ook bij aan het voorkomen van incidenten.

Nee, een aparte gebruikersgids is niet verplicht.

Wel is het verplicht om alle interne veiligheidsgerelateerde documenten te beheren volgens ORGH.DOC.100 (Engels). Dat betekent onder andere dat het doel, de structuur, de verantwoordelijkheden en het gebruik ervan duidelijk moeten zijn voor het personeel. Alleen bij zeer complexe processen is een extra schriftelijke handleiding aan te raden.

Nee, er is geen exact personeelsaantal per vliegtuigtype bepaald.

Wel moet een organisatie altijd voldoende gekwalificeerd personeel beschikbaar hebben voor een veilige uitvoering van de diensten. Zie onder andere ORGH.MGM.210(j) (Engels)). De Accountable Manager is verantwoordelijk voor de verdeling van middelen en personeel. Zie ORGH.MGM.210(a) (Engels).

Nee, in Verordening (EU) 2025/20 staan geen rustperiodes per functie.

Wel verplicht de verordening organisaties om binnen het managementsysteem methoden te ontwikkelen die vermoeidheid onder het personeel effectief beheersen en voorkomen. Organisaties moeten de nationale wetgeving en de Europese Arbeidstijdenrichtlijn naleven. Aanvullende richtlijnen staan in GM1 ORGH.MGM.200(b)(4) (Engels).

Op elk individueel station, en in alle EASA-landen, waar u diensten verleent, moet u de nieuwe Europese regels invoeren.

De coördinatie hiervan gebeurt vanuit het hoofdkantoor (Principal Place of Business, PPoB). De mate van lokale onafhankelijkheid hangt af van uw organisatiestructuur. De nationale autoriteit van de hoofdvestiging geldt als aanspreekpunt voor het indienen van informatie (GM1 ORGH.GEN.105(c) (Engels)).

U dient de declaratie eenmalig in via een digitaal platform van EASA. Dit is mogelijk vanaf 27 maart 2027.

• U vult het algemene deel van het formulier 1 keer in. Dit deel geldt voor alle stations.
• Voor iedere luchthaven waar u operationeel bent, voegt u een bijlage (annex) toe. U kunt in 1 keer alle relevante lidstaten kiezen. De nationale autoriteiten van deze landen krijgen daarna een automatische melding van de declaratie.

De regels voor het bepalen van de Principal Place of Business (PPoB) staan in ORGH.GEN.105 (Engels) en bijbehorend Guidance Material.

In de praktijk is de PPoB meestal de locatie waar het hoofdkantoor van de organisatie is gevestigd.

Bent u grondafhandelaar met een hoofdkantoor buiten de Europese Unie (EU)? Maar verleent u wel grondafhandelingsdiensten op 1 of meer EASA-luchthavens? Dan moet u een declaratie indienen bij de bevoegde autoriteit van elke EASA-lidstaat waar u diensten verleent.

In dat geval heeft u meerdere toezichthoudende autoriteiten.

Nee, als u een declaratie indient via het digitale platform, hoeft u als grondafhandelaar geen bewijsstukken of documenten mee te sturen.

Wel moet u er vóór die tijd voor zorgen dat de organisatie volledig voldoet aan de nieuwe Europese regels.

Op een later moment moet u alle bewijsstukken en operationele handboeken beschikbaar stellen. Doe dit, ruim op tijd vóór een audit of inspectie, volgens ORGH.GEN.145 (Engels).

Dit kan onder voorwaarden onder 1 declaratie vallen. Een luchtvaartmaatschappij mag 1 declaratie indienen als de organisatie voor beide activiteiten precies hetzelfde managementsysteem en grondafhandelingshandboek gebruikt. Dat staat in de herziene EASA-richtlijnen.

De luchtvaartmaatschappij moet dan aan de toezichthouder kunnen aantonen dat het grondafhandelingshandboek ook de operationele procedures van de klant-airlines bevat. En dat het personeel hiervoor opleiding heeft gehad.

Nee, Verordening (EU) 2025/20 geldt alleen voor grondafhandelingsdiensten op EASA-luchthavens. Dit zijn luchthavens in landen binnen de Europese Unie (EU), Zwitserland, Noorwegen en IJsland.

Deze verordening geldt dus niet voor afhandelaren op luchthavens in andere landen. Zelfs niet als zij een Europees vliegtuig afhandelen.

De ILT-Luchtvaartautoriteit controleert in het eerste jaar vooral de inrichting en werking van het Safety Management System (SMS) en het trainingsprogramma.

De grootte van de organisatie, het type afhandelingsdiensten en het aantal stations bepalen het toezicht door de ILT-Luchtvaartautoriteit.

Wacht niet op een checklist, maar voer proactief een gap-analyse uit. Maak een kruisverwijzing tussen uw eigen handboeken en de EU-grondafhandelingsregels.

In de toekomst kunnen bevoegde autoriteiten en EASA checklists delen. Maar dit zijn vooral werkinstructies voor inspecteurs.

Europese autoriteiten delen informatie met elkaar via een gezamenlijke, beveiligde digitale toezichtstool. Bijvoorbeeld toezichtsrapporten en bevindingen.

Autoriteiten die betrokken zijn bij het coöperatieve toezicht (cooperative oversight) op dezelfde pan-Europese afhandelaar, hebben direct toegang tot dit platform. Zij kunnen de handboeken van de afhandelaar en de toezichtrapporten van andere lidstaten bekijken. Dat voorkomt dubbele audits van het hoofdkantoor.

Ja, de berekening van de drempel gaat per station of subunit.

De berekening om aangemerkt te worden als 'kleine grondafhandelingsorganisatie' (25 FTE of minder per jaar) gebeurt per grondafhandelingseenheid. De berekening gaat dus niet over het gehele, grotere luchthavenbedrijf.

De grondafhandelingseenheid hoeft niet juridisch gesplitst te worden en mag een eigen Safety Management System en managementsysteem volledig integreren met dat van de luchthaven.

Ja, dat mag, onder bepaalde voorwaarden.

• Iemand mag meer dan 1 functie hebben binnen dezelfde grondafhandelingsorganisatie. Dat staat in ORGH.MGM.210(i) (Engels).
• Iemand mag meer dan 1 functie hebben bij verschillende domeinen (zoals Luchthaven-SMS én Grondafhandelings-SMS), maar alleen als die persoon voldoet aan de eisen uit AMC1 ORGH.MGM.210 (Engels).

Er is geen overlap. De regels vereisen training in verschillende disciplines.

Waar Verordening (EU) 2025/20 geen termijn noemt voor een bepaalde discipline, gelden de termijnen uit andere wetten. Dit geldt voor taken die vallen onder de luchthavenverordening (24 maanden) of gevaarlijke stoffen (ICAO Technical Instructions). Trainingen in disciplines die onder de luchthavenverordening vallen, moeten dus gewoon de 24-maandelijkse-cyclus blijven volgen.

Verplichte wederzijdse erkenning van trainingen en gestandaardiseerde records moeten zorgen voor minder opleidingskosten bij personeelsverloop.

Grondafhandelaren moeten vertrekkend personeel, op verzoek, kopieën van hun trainingsrecords geven. Dankzij gestandaardiseerde vaardigheidseisen en syllabi (AMC1 ORGH.TRG.100(b)(3) (Engels)) kan een nieuwe werkgever via een gap-analyse bepalen welke eerdere trainingen direct gecrediteerd kunnen worden. Dit voorkomt volledige heropleidingstijden bij personeelsverloop.

Nauwe samenwerking en informatiedeling tussen inspectieteams lossen dit op.

Inspecteurs uit verschillende domeinen (grondafhandeling, vliegoperaties en luchthavens) werken met elkaar samen en delen informatie met elkaar. Dat zorgt ervoor dat een afhandelaar niet steeds wordt gecontroleerd op dezelfde interface-onderwerpen.

EASA ontwikkelt momenteel samen met nationale inspecteurs gestandaardiseerde checklists en richtlijnen om ervoor te zorgen dat het toezicht binnen de Europese Unie (EU) overal hetzelfde is.

Verordening (EU) 2025/20 en Verordening (EU) 2025/23 vormen de basis voor het toezicht door de nationale toezichthouder. Industriële audits (zoals ISAGO) zijn niet verplicht onder deze wetgeving. ISAGO-checklists worden niet gebruikt voor het overheidstoezicht.

Ja, maar dit hangt wel af van de dienst:

• Bagagesortering: Dit valt onder de Ground Handling-verordening (Artikel 2.2(b)). Voert een luchthavenexploitant deze sortering zelf uit? Dan moet de luchthavenexploitant een declaratie indienen en voldoen aan alle SMS-, wijzigingsbeheer- en trainingseisen.
• Incheck- en bagageafgiftebalies: Biedt een luchthavenexploitant alleen (fysieke) balies of self bag drop-automaten aan, zonder dat eigen personeel passagiers accepteert of incheckt? Dan gelden de nieuwe Europese regels niet.

Nee, het indienen van een declaratie is in dat geval niet nodig.

Bezit de luchthavenexploitant alleen de afhandelingsuitrusting (zoals bussen voor passagierstransport of de passagiersbruggen)? Maar gebruikt de luchthavenexploitant deze niet zelf? Dan wordt de organisatie niet gezien als een grondafhandelingsorganisatie.

Alleen de organisatie die de uitrusting gebruikt en de afhandelingsdienst levert, wordt gezien als grondafhandelingsorganisatie. Deze organisatie moet een declaratie indienen.

Om dubbele regelgeving te voorkomen is er een duidelijk verschil:

• Luchtvaartmaatschappij (Air OPS): Verantwoordelijk voor de planningsfase en administratieve fase. Hieronder vallen load planning, communicatie en de uitgifte van gewichtsdocumenten en balansdocumenten.
• Grondafhandelaar (EU 2025/20): Verantwoordelijk voor de fysieke uitvoering bij het vliegtuig. Hieronder vallen onder andere het laden en lossen, zekeren van de lading en de fysieke loading supervision (conform GH.OPS.415 en GH.OPS.420). Voert de luchtvaartmaatschappij deze fysieke taken zelf uit? Dan is de organisatie verplicht om een declaratie in te dienen.

Nee.

Verordening (EU) 2025/20 geldt alleen voor grondafhandelingsorganisaties die diensten uitvoeren op luchthavens binnen de Europese Unie (EU), Zwitserland, Noorwegen en IJsland.

Luchtvaartmaatschappijen van de EU hoeven daar geen compliant verklaarde afhandelaren te selecteren. Wel moeten zij blijven voldoen aan hun eigen verplichtingen onder ORO.GEN.205 (Engels). En ze moeten hun buitenlandse afhandelaren auditeren op basis van een risico- en prestatiegestuurde benadering.

Ja, maar er zijn minder audits nodig en de audits zijn minder uitgebreid.

De nationale toezichthouder (CAA) controleert vooral of de afhandelaar voldoet aan Verordening (EU) 2025/20. Een luchtvaartmaatschappij mag de auditrapporten van de CAA bekijken en hergebruiken. Hiervoor is wel toestemming nodig van de afhandelaar.

Nee, er is geen sprake van automatische erkenning of creditering van industriestandaarden.

De nationale toezichthouder (CAA) moet altijd zelf nagaan of de procedures in de praktijk voldoen aan eisen in Verordening (EU) 2025/20.

Kiest een afhandelaar ervoor om trainingen uit te besteden? Dan blijft de afhandelaar altijd zelf (eind)verantwoordelijk. Zie ORGH.MGM.205 (Engels).

Ja, dat is toegestaan. Met de SMS-eisen wordt dit zelfs verwacht als een industriestandaard de risico's onvoldoende afdekt.

De juridische status van de standaard bepaalt de stappen die nodig zijn:

• Direct in de wet genoemd (bijvoorbeeld ICAO Annex 18 / Technical Instructions voor gevaarlijke stoffen): Deze zijn altijd dwingend verplicht. Het is verboden om hiervan af te wijken.
• Genoemd op AMC-niveau (bijvoorbeeld SAE-de-icing): Deze standaarden zijn verplicht, tenzij de organisatie (of de nationale toezichthouder) een goedgekeurd alternatief (AltMoC) gebruikt.
• Genoemd op GM-niveau (bijvoorbeeld IATA DGR): Deze aanbevelingen zijn niet verplicht. Een organisatie mag méér veiligheidsmaatregelen nemen, maar nooit minder dan volgens de wet nodig is.

De procedures van de luchtvaartmaatschappij zijn altijd leidend.

Dit komt voort uit de Basisverordening (EU) 2018/1139 (Annex VII, punt 4.1(c)). Zie ook GH.OPS.005(b) van de Ground Handling-verordening.

Een afhandelaar mag een eigen Grondoperationeel Handboek (GOM) alleen gebruiken als de luchtvaartmaatschappij:

• geen eigen instructies geeft, óf
• akkoord gaat met het gebruik van het GOM van de afhandelaar

Zelfs dan moet de afhandelaar eventuele maatschappijspecifieke variaties toepassen.

In dat geval gelden de procedures van de luchthavenexploitant (ADR). De ADR-procedures gaan boven de procedures van de afhandelaar of de luchtvaartmaatschappij. Zie GH.OPS.005(f).

De luchthavenexploitant heeft namelijk de allerlaatste veiligheidsverantwoordelijkheid voor het platform onder Verordening (EU) 139/2014.

De luchtvaartmaatschappij en de luchthaven moeten eventuele tegenstrijdigheden samen oplossen. Een grondafhandelaar kan bij aanhoudende conflicten advies vragen aan de nationale toezichthouder (CAA).