Erkenning van een Approved Training Organisation (ATO) wijzigen

Wanneer goedkeuring vooraf nodig

Als erkende ATO moet u bepaalde wijzigingen eerst laten goedkeuren. Dit heet prior approval. Prior approval wijzigingen mag u pas uitvoeren na goedkeuring van de ILT-Luchtvaartautoriteit. Bij uw aanvraag voor erkenning heeft u het overzicht van prior approval-wijzigingen en de manier waarop uw organisatie hiermee omgaat vastgelegd in een Management of Change-procedure.

Zie ook het Overzicht prior approval items ATO.

Is goedkeuring vooraf niet nodig? Dan is uw wijziging een not-requiring prior approval-wijziging. Ook voor wijzigingen ‘not requiring prior approval’ heeft u bij uw aanvraag voor erkenning een procedure ingediend, die is goedgekeurd door de ILT-Luchtvaartautoriteit.

Lees meer in het Informatieblad Prior en not-requiring prior approval wijzigingen.

Wijzigingen met voorafgaande goedkeuring aanvragen

Bijlagen

Voor uw aanvraag heeft u bijlagen nodig. Welke u nodig heeft, is afhankelijk van de wijziging die u aanvraagt. Verzamel de bijlagen voordat u start met uw aanvraag.

• Toelichting op de wijziging. 
  Beschrijf kort wat er verandert en waarom. Voeg zo nodig een overzicht van de aanpassingen toe.
• Aangepaste documenten. 
  Stuur alleen de onderdelen die u heeft gewijzigd, bijvoorbeeld uit uw handboek of procedures. Geef de wijzigingen duidelijk aan.
• Compliance checklist (CCL).
  Voeg de aangepaste versie toe of vermeld dat de CCL niet is gewijzigd (met de datum van de laatste revisie).
• Risicoanalyse (risk assessment).
  Laat zien dat de wijziging is beoordeeld volgens uw management of change-procedure. Voeg de risicoanalyse toe of leg uit waarom die niet nodig was.
• Overzicht sleutelpersoneel (als dit is gewijzigd).
  Voeg de bewijsstukken toe van nieuwe of gewijzigde functionarissen.
  • Cv van de voorgedragen functionaris. Vermeld ook de relevante managementervaring.
  • Bewijs van gevolgde opleidingen of trainingen. Toon hiermee aan dat de functionaris over de juiste kennis en vaardigheden beschikt.
  • Aangepaste delen van het handboek van de erkende opleidingsorganisatie (ATO). Alleen als de wijziging invloed heeft op het handboek.
  • Kopie van de medische verklaring van de functionaris.
  • Kopie van het vliegbrevet of de bevoegdverklaring van de functionaris.

Goedkeuring aanvragen

U vraagt goedkeuring van de wijziging aan via het formulier Aanvraag goedkeuring prior approval wijziging ATO.

Kosten

Het juiste tarief vindt u in de Regeling tarieven transportsectoren, artikel 2.7, tabel 3.

Na uw aanvraag

1. U krijgt een ontvangstbevestiging via e-mail.
2. U krijgt een betaalverzoek via e-mail. Betaal binnen 4 weken na de datum op het betaalverzoek.
3. Mist er informatie? Dan vraagt de ILT-Luchtvaartautoriteit u om meer informatie te sturen.
4. Is uw aanvraag compleet en heeft u betaald? Dan neemt de luchtvaartautoriteit uw aanvraag in behandeling. De behandeltijd voor deze aanvragen is op dit moment langer dan normaal.
5. U krijgt het besluit via e-mail. Keurt de ILT-Luchtvaartautoriteit uw wijziging goed? Dan mag u de wijziging uitvoeren.
6. Bent u het niet eens met het besluit van de ILT-Luchtvaartautoriteit? Dan kunt u bezwaar maken.

Wijzigingen zonder voorafgaande goedkeuring melden

Bijlagen

Bij een wijziging waarvoor geen voorafgaande goedkeuring nodig is, moet u kunnen laten zien dat de wijziging goed is vastgelegd. Stuur de volgende bijlagen mee, als dat van toepassing is:

• Toelichting op de wijziging.
  Beschrijf wat er is veranderd, waarom en per wanneer.
• Aangepaste documenten of handboekdelen.
  Stuur alleen de gewijzigde onderdelen mee en markeer de aanpassingen duidelijk.
• Interne goedkeuring of verklaring van uitvoering.
  Laat zien dat de wijziging is uitgevoerd volgens uw interne management of change-procedure.
• Risicoanalyse (als dat relevant is).
  Voeg de risicoanalyse toe of geef aan waarom die niet nodig was.
• Controle op naleving (compliance-check).
  Geef aan of de wijziging invloed heeft op uw compliance checklist (CCL).
• Overzicht van wijzigingen.

Wijziging melden

U meldt een wijziging met het formulier Application for initial approval or change to approval of training organisations (pdf, Engels).

Kosten

Een wijziging zonder voorafgaande goedkeuring melden is gratis.

Na uw melding

1. U krijgt een ontvangstbevestiging per e-mail.
2. De ILT-luchtvaartautoriteit controleert of de melding compleet is en of het inderdaad om een wijziging zonder voorafgaande goedkeuring gaat. Als de luchtvaartautoriteit aanvullende vragen heeft of vindt dat de wijziging toch onder prior approval valt, krijgt u daarover bericht. 
3. De ILT-Luchtvaartautoriteit controleert de wijziging bij regulier toezicht en audits.

Tip: Houd zelf een overzicht bij van alle doorgevoerde wijzigingen en de bijbehorende documentatie. Dat helpt bij toezichtmomenten en verlengt de geldigheid van uw erkenning.