De Handreiking EVOA transportmeldingen bevat de regels voor het melden van een transport en invullen van het vervoersdocument. Het volgen van deze regels voorkomt onnodige vertraging.
Deze handreiking bestaat uit 3 delen:
Deel 1 gaat over de eisen die de EVOA (EG-verordening 1013/2006) stelt aan het melden van een transport of overbrenging.
Deel 2 gaat in op het invullen van het vervoersdocument.
Deel 3 geeft uitleg over wat te doen in een aantal vaak voorkomende onvoorziene situaties.
Deel 1: Procedure voor een transport of overbrenging
Met transport of overbrenging wordt bedoeld 1 lading per vrachtwagen, boot of trein vanaf de producent naar de ontvanger/verwerker. Voor het daadwerkelijk vervoeren van de afvalstoffen wordt per transport of overbrenging 1 vervoersdocument gebruikt. De eisen waaraan een transport of overbrenging moeten voldoen, staan in artikel 16 van de EVOA.
Wanneer aanmelden
Een transport moet ten minste 3 werkdagen voor de daadwerkelijke transportdatum worden aangemeld bij alle betrokken autoriteiten en bij de ontvanger.
Waar aanmelden
Voor de melding aan de Nederlandse autoriteit stuurt u het vervoersdocument naar:
de andere betrokken autoriteiten en de kennisgever: de juiste wijze van aanmelden is de verantwoording van de ontvanger/verwerker.
Invullen vakken vervoersdocument
De vakken 1, 3, 4, 9, 10, 12,13 en 14 van het vervoersdocument zijn bij het indienen van de kennisgeving al ingevuld. Daarnaast moet u voor ieder individueel transport nog de vakken 2, 5, 6, 7, 8 en 15 invullen.
Binnen 3 dagen bevestigen
Na aankomst van het transport bij de verwerkingslocatie van de ontvanger/verwerker, moet de houder van de locatie de ontvangst van de afvalstoffen binnen 3 dagen schriftelijk bevestigen aan de kennisgever en aan de betrokken autoriteiten.
Hoe bevestigen
Bevestigen kan door het vervoersdocument in vak 18 te ondertekenen en te verzenden:
naar de andere betrokken autoriteiten en de kennisgever: de juiste wijze van bevestiging is de verantwoording van de ontvanger/verwerker.
Verklaring verwijdering of nuttige toepassing
De ontvanger/verwerker moet zo snel mogelijk nadat de afvalstoffen zijn verwerkt, aan de kennisgever en de betrokken autoriteiten verklaren dat dit is gebeurd. Deze verklaring van verwijdering of nuttige toepassing moet uiterlijk 30 dagen zijn gedaan na de voltooiing van de nuttige toepassing of verwijdering en uiterlijk 1 kalenderjaar na ontvangst van de afvalstoffen. De verwerkingslocatie die de nuttige toepassing of verwijdering heeft uitgevoerd, bevestigt hiermee dat deze handeling is voltooid.
Hoe bevestigen
Bevestigen kan door vak 19 van het vervoersdocument te ondertekenen en een afschrift daarvan te versturen:
naar de andere betrokken autoriteiten en de kennisgever: de juiste wijze van bevestiging is de verantwoordelijkheid van de ontvanger/verwerker.
Bij voorlopige nuttige toepassing of voorlopige verwijdering
Valt de voorlopige handeling bij de ontvanger onder de code D13, D14, D15 of R12 of R13? Dan is de verwerkingslocatie waar de voorlopige handeling plaatsvindt verantwoordelijk voor de verwerking van een transport.
De ILT ziet af van de verplichting dat na de voorlopige handeling ook de definitieve handeling bij derde verwerkers moet worden gemeld. Het vervolgtraject na de definitieve verwerking van de afvalstoffen wordt gedekt door:
een binnenlandse melding van afvaltransporten, of
een nieuwe kennisgeving of bijlage VII-document (groene lijstafvalstof) als een afvalstroom na voorlopige verwerking wordt uitgevoerd.
De ILT ziet het einde van de voorlopige handeling als einde van het meldingstraject voor een kennisgeving. Tot de afvalstoffen definitief zijn verwerkt, blijven er verplichtingen en verantwoordelijkheden bestaan voor de kennisgever en verwerkers. Deze blijven onverminderd van toepassing.
Controle en handhaving
Bij een transport of overbrenging geldt het volgende:
Bij een handhavingsactie van de ILT of een van haar handhavingspartners (douane, politie) moet u kunnen aantonen dat alle betrokken autoriteiten toestemming hebben gegeven en dat het transport vooraf bij hen is aangemeld.
Alle vervoersdocumenten moeten samen met de kennisgeving en de bijbehorende documentatie, ten minste 5 jaar bewaard worden.
Deel 2: Invullen van het vervoersdocument
Het vervoersdocument wordt meerdere keren gebruikt. Bij ieder voorgenomen transport wordt een kopie van het vervoersdocument ingevuld met de gegevens die voor dat transport relevant zijn.
Duidelijk en leesbaar invullen
De ILT kan onleesbare documenten helaas niet verwerken en stuurt deze terug naar de kennisgever.
Let op: Voorkom onnodige vertraging door alle vervoersdocumenten duidelijk en leesbaar in te vullen. Vul de documenten bij voorkeur digitaal in met een pdf-bewerkingsprogramma en niet met de hand.
Welke vakken invullen en wanneer
De vakken 1, 3, 4, 9, 10, 12,13 en 14 van het vervoersdocument zijn bij het indienen van de kennisgeving ingevuld.
Vak 2, 5, 6 en 15 mogen pas bij aanvang van het transport worden ingevuld.
Vak 18 wordt pas ingevuld bij ontvangst van het transport bij de verwerkingsinrichting.
Vak 19 wordt pas ingevuld als de verwerking van de afvalstoffen voltooid is.
Vakken 1, 3, 4, 9, 10, 11, 12, 13 en 14
In deze vakken zijn de gegevens vermeld die in de corresponderende vakken van het kennisgevingsdocument zijn aangegeven. Deze gegevens zijn bij het indienen van de kennisgeving ingevuld.
In dit vak wordt het volgnummer ingevuld van het aangemelde transport ten opzichte van het totaal aantal aangevraagde transporten. Vermeld het volgnummer en het totaal aantal transporten gescheiden door een ‘ / ’ teken. Bijvoorbeeld: 1/10; 4/250.
Let op: Het invullen van een transport in omgekeerde volgorde (250/4; 10/1) wordt afgekeurd. U mag geen andere informatie in dit vak opnemen. Ook aanvullende informatie over bijvoorbeeld het registratienummer van containers, schepen, vrachtwagens is niet toegestaan.
In dit vak vult u in hoeveel afvalstoffen tijdens een transport worden overgebracht. Weet u de feitelijke hoeveelheid niet, dan mag u ook een schatting opgeven.
Let op: Gebruik geen komma maar een punt om een duizendtal aan te geven. Noteer de geschatte en feitelijke hoeveelheid in tonnen en niet in kubieke meters.
De transportmelding moet minimaal 3 werkdagen voor de feitelijke overbrengingsdatum zijn gedaan bij alle bevoegde autoriteiten. In vak 6 vermeldt u de datum waarop het transport feitelijk begint. Vul de gegevens duidelijk en leesbaar in, bij voorkeur digitaal.
Let op: De schrijfwijze voor de datum is: dag/maand/jaar.
Vul de wijze van verpakking in aan de hand van de codes op de achterzijde van het vervoersdocument (zie ook onderstaand overzicht). Bijzondere behandelingseisen vermeldt u in een bijlage.
Bij het aanmelden van het transport is niet altijd bekend welke vervoerder het transport zal uitvoeren. U kunt vak 8 dan leeg laten. Voordat het transport begint, moet dit vak en het veld daaronder wel zijn ingevuld door de vertegenwoordiger van de vervoerder. De vervoerder zet in het vak zijn handtekening om aan te geven dat hij de afvalstoffen heeft overgenomen voor transport. Zo kan achteraf worden vastgesteld welk bedrijf het transport heeft uitgevoerd.
Meer dan 3 vervoerders
Als u voor 1 transport meer dan 3 vervoerders gebruikt, dan vult dit vak zo in:
vak 8a: de 1e vervoerder
vak 8b: de 2e vervoerder
vak 8c: de laatste vervoerder
Vink vervolgens de optie ‘Meer dan 3 vervoerders’ aan. Geef in een bijgevoegd document de overige vervoerders op met dezelfde gegevens als in de vakken 8a, 8b en 8c.
Vul in dit vak naam, handtekening en datum in. Doe dit ten minste 3 werkdagen voordat de overbrenging zal plaatsvinden.
Zijn naam, datum of handtekening niet ingevuld, dan kan het vervoersdocument niet geregistreerd worden.
Dit vak moet worden ingevuld als:
de ontvanger niet degene is die de afvalstoffen verwijdert of nuttig toepast.
de ontvanger de afvalstoffen na de aankomst in zijn beheer krijgt.
Vak 17 vult u dus alleen in als het transport bij de ontvanger aankomt en dit geen verwerkingslocatie van nuttige toepassing of verwijdering is. Worden de afvalstoffen rechtstreeks naar de verwerkingslocatie overgebracht, dan vult u vak 17 niet in.
Zodra de afvalstoffen zijn aangekomen, vult de houder van de verwerkingslocatie vak 18 in. De ontvanger/verwerker maakt hiervan zo snel mogelijk melding bij alle betrokken autoriteiten en de kennisgever. Dit moet uiterlijk 3 dagen na ontvangst van het transport gebeuren.
Vink het hokje ‘Overbrenging aangekomen bij de verwijderingsinrichting’ aan of ‘of inrichting van nuttige toepassing’.
Vink het hokje ‘Aanvaard’ of ‘Geweigerd’ aan.
Vul de datum van ontvangst in en de ontvangen hoeveelheid.
Vul de naam in van de ondertekenaar (niet het bedrijfsnaam), datum van ontvangst en handtekening.
Vul de gegevens duidelijk en leesbaar in, bij voorkeur digitaal. Gebruik geen komma maar een punt om een duizendtal aan te geven. Noteer de ontvangen hoeveelheid in tonnen en niet in kubieke meters.
Zijn bovenstaande gegevens niet (volledig) ingevuld, dan kan het document niet geregistreerd worden.
Vervoersdocument versturen
Stuur het document uiterlijk 3 dagen na ontvangst van het transport naar:
de andere betrokken autoriteiten en de kennisgever: de juiste wijze van bevestiging is de verantwoordelijkheid van de ontvanger/verwerker.
Zodra de afvalstoffen zijn verwerkt, vult de verwerker vak 19 in. Let op: vul alle gegevens volledig in, anders kan het document niet geregistreerd worden.
De verwerker stuurt een afschrift van het document aan alle betrokken autoriteiten en aan de kennisgever. Dit moet uiterlijk 30 dagen na de verwerking gebeuren en maximaal 1 kalenderjaar na de ontvangst van de afvalstoffen. Stuur het document naar:
de andere betrokken autoriteiten en de kennisgever: de juiste wijze van bevestiging is de verantwoordelijkheid van de ontvanger/verwerker.
Deel 3: Onvoorziene situaties onderweg
Kan een afvaltransport op de voorgenomen en aangemelde datum niet doorgaan? Dan moet u aan de ILT en alle andere betrokken autoriteiten doorgeven dat het transport wordt ingetrokken. Dit kan door het vervoersdocument met hetzelfde transportvolgnummer opnieuw te sturen met een grote streep schuin over het blad en de tekst ‘Ingetrokken’ erop. Stuur het document naar:
de andere betrokken autoriteiten en de kennisgever: de juiste wijze van annuleren is de verantwoordelijkheid van de ontvanger/verwerker.
Wordt het transport op een later tijdstip alsnog uitgevoerd? Dan moet het transport worden gemeld alsof het een nieuw transport is. Dit betekent dat u een nieuw vervoersdocument moet gebruiken met een aansluitend, nog niet gebruikt volgnummer.
Nadat de ILT de EVOA-beschikking heeft afgegeven, is het mogelijk om extra transporten aan te vragen. Dat kan als:
de opgegeven transportperiode niet is verstreken, en
de opgegeven hoeveelheid niet wordt overschreden.
U vraagt extra transporten aan door alle betrokken autoriteiten schriftelijk te verzoeken een aantal extra transporten aan de kennisgeving toe te voegen. Bij de ILT dient u dit verzoek in via de pagina Wijzigen lopende beschikking. Nadat u een schriftelijke positieve reactie van alle autoriteiten heeft ontvangen, kunnen de extra transporten plaatsvinden.
Ook andere wijzigingen, zoals een andere grensovergang gebruiken of een transporteur toevoegen, kunt u via de pagina wijzigen lopende beschikking indienen.
Kan een transport om welke reden dan ook niet bij de ontvanger/verwerker worden ontvangen? Dan start de procedure retourtransport.
In vak 18 van het vervoersdocument kruist u het vakje ‘Geweigerd’ aan. U neemt direct contact op met alle betrokken autoriteiten. Bij de ILT meldt u het geweigerde transport met het vervoersdocument via returnshipment@ILenT.nl.
