De Autoriteit woningcorporaties (Aw) publiceert jaarlijks een handreiking met casussen en onderwerpen over integriteit en fraude uit de praktijk. Deze handreiking kan de sector helpen om te leren van situaties die soms buiten beeld blijven. Ook biedt de handreiking handvatten voor preventieve en curatieve maatregelen.
Dit jaar staat de woningcorporatiemedewerker centraal. Medewerkers van woningcorporaties kunnen tijdens hun werkzaamheden op verschillende manieren te maken krijgen met mogelijke integriteitskwesties. Daardoor kunnen zij, ook onbewust en ongewild, in ongewenste situaties terechtkomen. De handreiking staat aan de hand van praktijkcasussen stil bij een aantal van deze situaties. De casussen laten zien welke kwetsbaarheden de geïnterviewde woningcorporaties signaleren en welke lessen zij daaruit trekken. Ook laten de casussen zien hoe deze woningcorporaties de verkregen inzichten gebruiken om integriteit binnen hun organisatie te versterken.
Deze handreiking begint met de reflectie en aanbevelingen van de Aw op basis van de hiervoor genoemde praktijkcasussen. Daarna volgen de interviews met de woningcorporaties waarin deze praktijkcasussen worden beschreven.
Als laatste volgt een terugblik op de handreiking van vorig jaar.
Reflectie en aanbevelingen
Integriteitsbeleid herijken
De maatschappelijke opvatting over integriteit en transparantie is de afgelopen jaren veranderd. Het kan daarom waardevol zijn om regelmatig na te gaan of het integriteitsbeleid en aanverwante documenten nog passen bij de huidige situatie en aansluiten bij de waarden die uw woningcorporatie wil uitdragen.
Betrek medewerkers, de Raad van Commissarissen (RvC) en de ondernemingsraad (OR) actief bij het herijken van het integriteitsbeleid. Dit draagt bij aan integriteitsbeleid dat breed wordt gedragen. Leidinggevenden hebben hierbij een belangrijke voorbeeldrol. Besteed daarom aandacht aan de manier waarop leidinggevenden deze rol invullen en integer handelen zichtbaar maken.
Zorg ook voor een veilige en toegankelijke manier waarop medewerkers en derden mogelijke integriteitscasussen en misstanden kunnen melden. Dit maakt melden laagdrempeliger en eenvoudiger.
De hierna beschreven casussen laten verder zien dat het goed is om integriteit (verder) te verankeren in zowel intern als extern gerichte (werk)processen en risicomanagement. Houd
daarbij wel de balans tussen regeldruk en effectiviteit in het oog.
Maak duidelijk welke verantwoordelijkheden de verschillende partijen hebben. Leg deze verantwoordelijkheden vast in concrete afspraken. Neem integriteit bijvoorbeeld op in de processen voor goed opdrachtgeverschap bij samenwerking met externe partijen, zoals aannemers en huurdersbelangenverenigingen. Evalueer deze processen regelmatig. Partijen kunnen elkaar dan aanspreken en zo nodig actie ondernemen.
Baseer een besluit niet alleen op een langdurige samenwerking of op het oog betrouwbare verklaringen van betrokkenen. De casussen laten zien dat dit kwetsbaar is.
Medewerkers kunnen vanwege hun functie ongewild in ongewenste situaties terechtkomen. Het is daarom aan te raden om regelmatig stil te staan bij mogelijke integriteitsrisico’s in kwetsbare functies en de te nemen maatregelen. Verlies daarbij ook het welzijn van de medewerkers niet uit het oog. Zij kunnen zelf ook slachtoffer zijn.
Het gaat om functies waarin medewerkers werken met:
- Vertrouwelijke gegevens
- Kwetsbare personen
- Geld
- Goederen
Uit de casussen blijkt ook dat het raadzaam is om aan de voorkant al vast te leggen hoe te handelen als sprake is van een integriteitscasus. Denk daarbij aan:
- Welke interne en externe belanghebbenden u informeert.
- Sanctiebeleid, inclusief juridische- en arbeidsrechtelijke gevolgen.
- Een onderzoeksprotocol.
- Een communicatieplan.
Ten slotte kan een verantwoording over integriteit in managementrapportages en het jaarverslag bijdragen aan de effectiviteit van het integriteitsbeleid.
Integriteit bespreekbaar maken
Het is belangrijk om het integriteitsbeleid helder en goed vast te leggen. Het is echter zeker zo belangrijk om de kernwaarden en kaders uit dit beleid binnen de organisatie te doorleven en regelmatig te bespreken. Dit vergroot de bewustwording van deze kernwaarden en kaders. Het helpt ook om deze correct toe te passen in de dagelijkse praktijk.
Dilemmasessies kunnen hierbij helpen. U kunt integriteit ook periodiek op de agenda van teamoverleggen zetten. Zorg bij het bespreken van dilemma’s en casussen voor een veilige omgeving. Bied ruimte en respect voor verschillende meningen. Voer een open gesprek over de vraag of de werkwijze aansluit bij de cultuur, organisatiewaarden en de omgeving waarin de woningcorporatie werkt. Deze omgeving verandert voortdurend. De uitkomsten van deze gesprekken vormen mede de input voor het herijken van het integriteitsbeleid.
Leer van integriteitscasussen
Is er toch sprake van een integriteitscasus? Beperk het dan niet tot het snel afhandelen van deze casus, maar zet het leren centraal. Sta als organisatie, samen met het intern toezicht, bewust stil bij de casus. Bespreek wat er is gebeurd en leer daarvan. Dit helpt om de mogelijke gevolgen in een breder perspectief te zien. U kunt daardoor gerichte verbeteringen doorvoeren en maatregelen nemen om herhaling te voorkomen. Een integriteits- of moresprudentie register kan helpen om goed zicht te krijgen op casussen en de werking van de maatregelen die u heeft genomen.
Ook kunt u innovatieve hulpmiddelen en onderzoeksbureaus inzetten om integriteitscasussen te voorkomen en te onderzoeken. Houd daarbij wel rekening met geldende wet- en regelgeving, bijvoorbeeld op het gebied van privacy.
Voorbeelden en aanbevelingen uit de praktijk
De praktijkcasussen zijn voorbeelden. Zij geven geen volledig overzicht van alle mogelijke situaties.
In de tijd dat de Autoriteit woningcorporaties nog niet bestond en integriteitskwesties bij woningcorporaties het nieuws domineerden, deed een woningcorporatiebestuurder in het westen van ons land al de nodige ervaring op met dit onderwerp. “Hoe goed we ook proberen om dit te voorkomen, elke paar jaar duikt er een integriteitscasus op die veel tijd en energie kost. Dan is het belangrijk, om te midden van alle gevoeligheden en emoties, terug te kunnen vallen op goed beleid.”
Ze schat dat ze een jaar na haar aantreden bij de huidige woningcorporatie de integriteitscode uit een la trok en concludeerde dat die wel een update kon gebruiken. Bovendien bleek de code niet bepaald een levend document in de organisatie. “Een werkgroep van medewerkers uit de hele organisatie is toen, onder externe begeleiding, aan de slag gegaan om de integriteitscode te actualiseren. Ik vond het belangrijk dat dit een code zou zijn, die door de medewerkers in de organisatie wordt gedragen. Dus vóór en dóór medewerkers. Daarom heb ik zelf ook geen zitting genomen in deze werkgroep. Als bestuurder moet je dan vooraf goed bedenken dat de uitkomst anders kan zijn dan jijzelf had verwacht of gehoopt, maar die wél gedragen wordt door de medewerkers. Dat risico wilde ik dus nemen en heb ik ook besproken met de Raad van Commissarissen (RvC).”
Servicemonteurs schreven veel opdrachten uit richting een bepaalde aannemer.
Actualisatie van een integriteitscode is niet genoeg om er een levend document van te maken dat bij iedere werknemer tussen de oren zit. “Sowieso moet een code worden ingebed in een beleidsstuk waarin ook het sanctiebeleid, de klokkenluidersregeling en een onderzoeksprotocol een plaats krijgen. Die documenten hebben we laten opstellen door professionals en zijn bij ons onderdeel gaan uitmaken van het totale integriteitsbeleid. Daarover zijn we vervolgens in gesprek gegaan met medewerkers tijdens bedrijfsbijeenkomsten. Nieuwe medewerkers worden geïnformeerd tijdens de introductiedagen waar we ook het dilemmaspel spelen. Ons integriteitsbeleid heeft inmiddels dus wel een vaste basis gekregen in onze organisatie.”
Controller
Het vernieuwde integriteitsbeleid begon nét een plek in de organisatie te krijgen, toen zich een kwestie aandiende die alles bij elkaar bijna een jaar heeft gespeeld. “Een nieuwe controller die met nieuwe energie en een frisse blik de facturen controleerde, zag een afwijkend patroon bij de facturen van servicemonteurs. Twee servicemonteurs schreven wel erg veel opdrachten uit richting een bepaalde aannemer. Deze controller informeerde de teamleider die vervolgens aangeeft ook van externen geluiden te hebben ontvangen over deze servicemonteurs.
In een teamoverleg, waar de betreffende twee monteurs niet bij aanwezig waren, zijn de signalen besproken. In plaats van een informatief gesprek vanuit de woningcorporatie richting de monteurs, leidde het overleg tot een reeks nieuwe meldingen. De twee servicemonteurs zouden een relatie met elkaar hebben en elkaar met name onder werktijd opzoeken. Daarnaast zou het aannemersbedrijf dat de vele, twijfelachtige, opdrachten kreeg toegeschoven de twee monteurs regelmatig trakteren op feestjes en etentjes.Je komt terecht in een heel scala aan emoties.
Om de signalen verder te onderzoeken en te kunnen onderbouwen in een gesprek met de monteurs, besluit de woningcorporatie om een bedrijfsrecherchebureau een onderzoek te laten uitvoeren. Voordat het onderzoek van start kan gaan, wordt een van de monteurs plotseling ernstig ziek. “Dan kom je terecht in een heel scala aan emoties. Een deel van de medewerkers leeft ontzettend mee met de zieke. De collega’s die een melding hebben gedaan over het functioneren van voormelde servicemonteur zijn ook opgelucht om geen toneel meer te hoeven spelen omdat deze monteur niet meer aanwezig is op de werkvloer. Én we hadden te maken met de tweede servicemonteur die een relatie onderhield met de zieke collega, maar de relatie tegenover mij en de collega’s altijd heeft ontkend. Deze persoon viel door alle gebeurtenissen ook enige tijd ziek uit.”
Relatie
“Het onderzoek door het bedrijfsrecherchebureau hebben we door de omstandigheden enige tijd stilgezet en pas hervat toen de tweede servicemonteur weer aan het werk ging. Na hervatting daarvan, wees het onderzoek uit dat de twee servicemonteurs een relatie onderhielden, ook onder werktijd. Op basis van de uitkomsten van het onderzoek durfden we voorzichtig de inschatting te maken dat de servicemonteurs ongeveer de helft van het aantal betaalde uren werkten. Omdat servicemonteurs veel buiten werken en zich daarmee makkelijker aan het zicht van collega’s en leidinggevenden kunnen onttrekken, heeft het enige tijd geduurd voordat dit zichtbaar werd. De etentjes en feestjes op kosten van de aannemer hebben we niet kunnen bewijzen. Die zijn gestopt toen de medewerker ziek werd, zo vermoeden we.”
Afscheid
“Uiteindelijk heeft deze integriteitscasus wel enige tijd in beslag genomen”, verzucht de woningcorporatiebestuurder. “Door uitval wegens ziekte veel langer dan ik had gewild, maar we konden niet anders. Ik ben wel heel blij dat ik de handvatten had om stappen te ondernemen: zoals de integriteitscode die medewerkers moeten kennen, maar ook het onderzoeksprotocol om een bedrijfsrecherchebureau in te zetten. In het onderzoeksprotocol staat bijvoorbeeld dat we interne melders tussentijds op de hoogte houden van stappen in het proces én een afsluitend gesprek organiseren met elke melder. En tot slot het sanctieprotocol op basis waarvan we via een vaststellingsovereenkomst inmiddels ook afscheid hebben genomen van de medewerker.”
Met een integriteitsregister houden we overzicht.
Als tip geeft de woningcorporatiebestuurder nog mee om als organisatie een integriteitsregister bij te houden. “Onze controller bewaart dit overzicht. Hierin worden alle meldingen, rijp en groen, opgenomen die schuren of raken aan integriteit. Zo komt bovenstaande casus erin voor, maar ook een medewerker die via social media geld krijgt aangeboden om een huurwoning toe te wijzen. Alle meldingen worden eenmaal per jaar besproken met de controller, mij en de RvC. Op deze manier houden we overzicht op integriteitskwesties, hoe wij daarmee omgaan en of we misschien trends signaleren. Nu de druk op de woningmarkt toeneemt, kan ik mij bijvoorbeeld voorstellen dat de verleiding groter wordt om steekpenningen te bieden in ruil voor een woning.”
Fraude bij woningtoewijzing is al lange tijd een aandachtspunt bij woningcorporaties. Een woningcorporatie in het zuiden van het land kwam er in dit kader achter dat vergaande digitalisering ook nadelige effecten kan hebben. “Uiteraard is het makkelijk als je zoveel mogelijk digitaal kunt regelen, maar het blijkt essentieel om ook ergens in het proces persoonlijk contact te hebben. Al is het alleen maar om te kunnen vaststellen of de nieuwe huurders ook echt diegenen zijn aan wie je denkt te verhuren.”
Het woonfraudeteam van de woningcorporatie trok huurders na die een paar maanden eerder een woning toegewezen hadden gekregen. De woning stond sinds de verhuring namelijk leeg en dat begon op te vallen. Daarbij kwam heel snel nadat de woning was toegewezen een verzoek voor woningruil van deze huurders, met als doel de woning over te dragen aan een familielid.
“Dat was de aanleiding om eens dieper in deze woningtoewijzing te duiken. Al snel bleek dat ook de inkomensverklaringen van het echtpaar aan wie de woning was toegewezen beide waren vervalst. Zo was er geknoeid in de als PDF aangeleverde salarisstrook van de hoofdhuurder. En, hoewel haast niet van echt te onderscheiden, bleken de inkomensgegevens van de medehuurder ook vervalst.”
“De hoofdhuurder die de woning (met vervalste inkomensgegevens) toegewezen had gekregen speelde onder een hoedje met een familielid. De medehuurder werd daar, zo bleek later, doelbewust buiten gehouden. De huurders hadden inmiddels, in tegenstelling tot het betreffende familielid, een erg lange wachttijd opgebouwd, waarmee de woning kon worden bemachtigd.
Mails van de woningcorporatie, onder andere over de toewijzing en het digitaal te ondertekenen huurcontract, kwamen uiteraard bij de huurders terecht. Deze werden echter door de hoofdhuurder onderschept voordat de medehuurder er kennis van kon nemen. Het huurcontract werd vervolgens door de hoofdhuurder en de medehuurder, die daarvan geen weet had, digitaal ondertekend. Daarmee is in deze casus niet alleen sprake van woonfraude, maar ook van identiteitsfraude.”
Als er zoveel druk op de woningmarkt zit, wordt de verleiding om te frauderen steeds groter.
Volgens deze woningcorporatiebestuurder heeft deze woningcorporatie naar aanleiding van deze casus vooral geleerd van de geconstateerde kwetsbaarheden in het digitale proces. “Alle handelingen rondom de woningtoewijzing, van het reageren tot het ondertekenen van het huurcontract, vonden digitaal plaats.” Dat is eigenlijk niet volgens de procedure van de woningcorporatie. “In dit proces is het mogelijk om met de juiste inlogcode namens iemand anders bijna alle benodigde handelingen te verrichten. Persoonlijke contactmomenten met degenen die de huurovereenkomst aangaan, waarin hun identiteit ter plekke kan worden vastgesteld, blijken echt nodig om zeker te weten aan wie je de woning verhuurt.”
Wettelijk verplichte controle inkomen bij Belastingdienst
Ook een koppeling met de Belastingdienst om het laatst vastgestelde inkomen te kunnen controleren als verplicht onderdeel van het toewijzingsproces, moest wat deze woningcorporatie betreft écht worden geregeld. “Als er zoveel druk op de woningmarkt zit, wordt de verleiding om te frauderen steeds groter. Een, desnoods vervalste, inkomensverklaring is de sleutel tot die gewilde en relatief goedkope sociale huurwoning. Als woningcorporatie hebben wij weinig mogelijkheden om inkomensverklaringen te toetsen. Dat moet veranderen. Deze ‘handschoen’ moeten we als sector echt oppakken.”
Ter informatie: veel woningcorporaties werken sinds 2024 met de digitale inkomensverklaring via MijnOverheid. Woningcorporaties ontvangen inkomensgegevens die zij kunnen gebruiken voor woningtoewijzing direct van de Belastingdienst. Zo kunnen woningcorporaties bevestigen dat de inkomensgegevens van de huurder overeenkomen met de gegevens die bij de Belastingdienst zijn opgegeven. Daardoor is het lastiger om inkomensgegevens te vervalsen.
Integriteit binnen deze woningcorporatie
“Ook als woningcorporatie zelf leren we van deze casussen. We hebben in het zuiden van het land regelmatig te maken met ondermijnende criminaliteit. Daarom krijgen alle medewerkers al praktijkgerichte trainingen om complexe leefbaarheidsproblematiek en woonfraude in de wijken te herkennen en aan te pakken. En voor functies waarin wordt gewerkt met vertrouwelijke gegevens, kwetsbare personen, geld of goederen denken we er nu bijvoorbeeld over na om aan medewerkers vaker te vragen om een VOG te overleggen. Dat is nu alleen bij indiensttreding. Dit omdat we ons ervan bewust zijn dat een casus als deze zich ook intern kan voordoen.”
Funderingsproblemen, zwamrot, schimmel, asbest en schadelijke bomen en planten: het zijn een aantal problemen die je liever niet tegenkomt op of rond je huis. Helaas gebeurt het soms toch, ook bij woningcorporatiewoningen. In dat geval moeten specialisten worden ingeschakeld en die zijn niet zomaar te vinden. Ondertussen worden de problemen groter, melden huurders zich met klachten en vraagt een leidinggevende waarom de problemen nóg niet zijn opgelost. “Als zich dan een bedrijf aandient dat beschikbaar is, kan het al snel aan de slag”, licht een woningcorporatie in het westen van ons land toe.
Tijdens een audit op de inkoop van producten en diensten trof de woningcorporatie een leverancier aan die niet was ‘ingekocht’ volgens het inkoopbeleid. Een grondige check naar de leverancier resulteerde in verschillende red flags, waaronder een zeer recente oprichtingsdatum en het ontbreken van een zakelijk adres. Op hetzelfde adres stonden ook een horecaconcept, een kinderopvang, een schoonmaakbedrijf en een koeriersdienst ingeschreven. “Hadden we dit vooraf geweten, dan waren we nooit een overeenkomst aangegaan.”
Pure oplichting waardoor we het schip in zijn gegaan.
Tijdens het onderzoek naar de vraag hoe het mis kon gaan, bleek de eerste, originele offerte van een legitiem bedrijf te zijn. Een bestaand bedrijf met goede referenties van een grote gevestigde opdrachtgever in de regio. Samen met deze partij had een nieuw gespecialiseerd bedrijf een goede offerte uitgebracht. “In een eerste gesprek was een goede indruk ontstaan, dus eigenlijk was de opdracht al toebedeeld.”
De ‘nieuwe specialist’ bleek het gevestigde bedrijf al snel aan de kant te hebben geschoven. De offerte is vervolgens nagemaakt, vervalst en op naam gezet van een nieuw opgerichte B.V. “Er stond een bedrijfsnaam boven die maar enkele letters verschilde van de gevestigde marktpartij. De tekst op de offerte kwam overeen met het origineel en zelfs in de handtekening en het mailverkeer werd de naam van de directeur van de gevestigde partij nog genoemd. Alleen het bankrekeningnummer was gewijzigd naar het persoonlijke rekeningnummer van de oprichter van het nieuwe bedrijf. Pure oplichting, waardoor we voor ruim twee ton het schip in zijn gegaan. Na onderzoek bleken gefactureerde prestaties niet of niet geheel geleverd. We hebben aangifte gedaan en zijn privaatrechtelijk bezig om de schade te verhalen.”
Blind
De woningcorporatie dacht professioneel genoeg te zijn, maar tuinde toch in de oplichterstruc. “Te snel zoeken naar oplossingen en een grote mate van vertrouwen in een gevestigde partij zorgden ervoor dat de nodige checks and balances onvoldoende zijn uitgevoerd. We hebben veel leergeld betaald. Naar aanleiding van deze en een andere casus is enorm geïnvesteerd in onze processen voor inkoop, contractering, opdrachtverlening en controle op geleverde prestaties.
Er is een apart team dat elke factuur en order controleert.
In de eerste plaats is het volledige leveranciersbestand opgeschoond. Daarnaast wordt elke nieuwe leverancier uitgebreid onderzocht door de afdeling inkoop. Waar in het verleden meestal alleen een administratieve check in het KvK-register werd gedaan.”
Ook is een duidelijke knip gemaakt tussen contractbeheer en inkoop: “Het is niet slim als een inkoper ook contractbeheerder is. Na verloop van tijd ontstaat een vertrouwensband en mis je net dat extra paar kritische ogen.”
Daarnaast mochten procuratiehouders in het verleden zelfstandig inkopen doen tot een bepaald bedrag. Dat bedrag is fors verlaagd. Daarboven moet de afdeling inkoop altijd betrokken zijn.
“Bovendien is een uitgebreid programma, met een complete programmaorganisatie, opgezet om de uitgaven op dagelijks onderhoud aantoonbaar in control te krijgen. Dat lukt. De kosten voor reparatieonderhoud dalen. Hoe dat kan?”
Steekproeventeam
“We zijn gaan werken met een verbeterd integraal online eenheidsprijzenboek, dat veel uitgebreider en nauwkeuriger is dan het prijzenboek waar we voorheen mee werkten.”
Zoals bij zoveel woningcorporaties gebeurde monitoring van de kosten op basis van steekproeven. “Een procuratiehouder kon eenvoudigweg geen omvangrijke aantallen transacties doorgronden. Nu hebben we een steekproeventeam dat elke maand een fors aantal dossiers nakijkt. Hierbij worden de offerte, factuur en geleverde prestatie tegen het licht gehouden. Ook is er een apart team dat elke factuur en order controleert. Alle procuratiebedragen zijn dus fors verlaagd en het controleteam moet elke order of factuur goedkeuren voordat het door mag. Het is een tijdelijke maar ingrijpende maatregel die we noodzakelijk achten om écht grip te krijgen op de kosten voor dagelijks onderhoud.”
Bedrijven zien dat we hen kritisch volgen en niet meer blind vertrouwen.
Dit vraagt overigens ook intern iets van de organisatie. “Achteraf zijn er altijd mensen die al eerder aan de bel hadden getrokken of willen trekken. We zijn ons ervan bewust dat die signalen ook eerder gehoord moeten worden in de organisatie. In team- en afdelingsoverleggen wordt hier dus ook bij stilgestaan. Ook moeten mensen zich veilig voelen om zaken te melden. Verschillende maatregelen, van steekproeven en extra controles, vereisten dus ook wel wat uitleg. We bouwen geen controles in uit wantrouwen richting medewerkers, maar uit bescherming van hen. Daarnaast hebben we veel geïnvesteerd in training en opleiding van medewerkers. Om de controleerbaarheid te vergroten zijn eenduidige werkprocessen zó belangrijk. Maar ook een on the job training: het is belangrijk dat medewerkers ervaring hebben in gedetailleerde opnames van onderhoudswerk, inclusief een scherp oordeelsvermogen om geleverde prestaties te beoordelen.
Gesprek
De kritischere houding van de woningcorporatie leidt ook tot andere gesprekken met ketenpartners en andere partijen waar de woningcorporatie zaken mee doet. Zo worden de uitkomsten van de steekproeven met hen besproken. Maar de woningcorporatie houdt ook scherp in de gaten of de kosten niet ineens onverklaarbaar stijgen. “Dat is direct aanleiding voor een gesprek. Bovendien vragen we elke ketenpartner inmiddels om een ‘prestatiebewijs’ aan te leveren: fotomateriaal in het leveranciersportaal. Het zegt nog steeds niet alles, maar bedrijven zien dat we ze kritisch volgen en niet meer blind vertrouwen.”
Integriteitsbeleid bij woningcorporaties richt zich in de meeste gevallen op de eigen organisatie. Het is vaak al een hele opgave om het onderwerp tot in de haarvaten van een woningcorporatiedoor te laten dringen, laat staan dat ook gekeken wordt naar derden. Toch is het belangrijk om ook te denken aan gelieerde partijen.
“We kennen inmiddels de voorbeelden van aannemers die niet integer handelen”, verklaart een woningcorporatiebestuurder. “Maar wat te denken van de huurdersvereniging? Gelieerd aan de eigen organisatie, maar wel op afstand. Als blijkt dat er sprake is van fraude bij de huurdersvereniging, dan schaadt dit ook het imago van de woningcorporatie. Het idee om het integriteitsbeleid van de woningcorporatie ook bij de huurdersvereniging neer te leggen is dus helemaal zo gek nog niet.”
Kettingreactie
Een wisseling van penningmeester van de huurdersvereniging bij deze woningcorporatie leidde tot een kettingreactie aan gebeurtenissen. De nieuwe penningmeester constateerde onverklaarbare verschillen in saldi en trok aan de bel bij het bestuur, dat de penningmeester altijd had vertrouwd, maar de verschillen ook niet kon verklaren. Daarop werd de woningcorporatie geïnformeerd, die alle geldstromen direct on hold zette en een onderzoek startte. Dit alles leidde uiteindelijk tot het opstappen van het voltallige bestuur van de huurdersvereniging én nieuwe scherpte bij de woningcorporatie als het gaat om begroting, verantwoording en doelmatigheid van uitgaven bij de huurdersvereniging.
Deze groep mensen draaide al zo lang mee en altijd ging het goed. Dachten we.
Deze woningcorporatie is niet de enige waar integriteitskwesties bij de huurdersvereniging spelen. Het is dan ook lastig om grip te houden op een zelfstandige vereniging die wél gelieerd is aan de woningcorporatie. “Zeker als de vereniging, met enthousiaste vrijwilligers die al járen meedraaien, eigenlijk altijd functioneerde. Binnen de woningcorporatie wisselen medewerkers en functies nogal eens, maar deze groep mensen draaide al zo lang mee en altijd ging het goed. Dachten we.”
Transacties
Op papier klopte de controle op de financiële verantwoording ook volledig: Een kascommissie controleerde keurig de financiële begroting en de jaarrekening. De commissie oordeelde of de penningmeester het geld netjes had beheerd en adviseerde de Ledenvergadering (ALV) om décharge te verlenen. “De nieuwe penningmeester dook na zijn aantreden voor de jaarrekening dieper in de boeken en kwam toen achter transacties verricht door de vorige penningmeester waarvoor geen verantwoording was. We hebben uiteindelijk terug kunnen halen dat hiervan sprake was over een periode van zeker 10 jaar en dat het om grote bedragen is gegaan.”
Emoties
“We hebben in deze periode veel overleg gehad met de Autoriteit woningcorporaties over hoe te handelen. Ook de Officier van Justitie heeft ons waardevolle adviezen gegeven en op weg geholpen. Omdat we vrijwel zeker weten dat deze voormalige penningmeester op eigen houtje handelde, is alleen tegen hem aangifte gedaan. Desondanks moesten we wél het gesprek aan met de overige bestuursleden. Ook al gaat het om vrijwilligers en zijn het geen professionals, uiteindelijk is het bestuur gezamenlijk verantwoordelijk voor de financiële huishouding van de huurdersvereniging. Het was dus geen optie dat de overige bestuursleden konden aanblijven. Dat maakt ook weer emoties los bij de mensen die zich al zo lang inzetten voor de huurdersvereniging en de bewonerscommissies.”
Kijk ook eens naar de zittingstermijnen van het bestuur van de huurdersvereniging.
“Of huurdersverenigingen ook een professional kunnen inzetten voor de begroting en jaarrekening? Jazeker, een van onze huurdersorganisaties doet dit ook. Je kunt als woningcorporatie ook een medewerker van de woningcorporatie laten aanhaken bij het bestuur van een huurdersvereniging om meer feeling te houden met het reilen en zeilen. En kijk ook eens naar de zittingstermijnen van bestuursleden: vernieuwing in het bestuur is ook belangrijk anders blijft men maar doen wat men altijd al deed en is er niet regelmatig een nieuwe kritische blik. Te allen tijde is de belangrijkste boodschap om scherp te blijven op verantwoording en doelmatigheid, ook al ben je als woningcorporatie vaak al blij met voldoende enthousiaste vrijwilligers in het bestuur van de huurdersvereniging.”
Doelen
Deze woningcorporatie heeft de financiering van de huurdersvereniging door deze casus voortaan anders georganiseerd. “Onze huurdersvereniging kreeg in het verleden jaarlijks een bedrag overgemaakt voor onder andere de bestuurskosten én het toekennen van budgetten aan bewonerscommissies voor het organiseren van activiteiten. Alles bij elkaar ging het om behoorlijke geldstromen. Nú krijgt de huurdersvereniging een vast bedrag voor de bestuurskosten. De bewonerscommissies vragen rechtstreeks bij ons als woningcorporatie gelden aan voor activiteiten. Ook de verantwoording voor die activiteiten vindt plaats richting ons als woningcorporatie. Op die manier sturen we dus strakker op begroting en verantwoording, maar ook op doelmatigheid. Niet elke huurdersvereniging of bewonerscommissie vindt dat fijn. We hebben teruggekregen dat het gevoel bestaat dat alle organisaties worden gestraft voor het falen van 1 en dat nu voor elk wissewasje verantwoording moet worden afgelegd. Ik hoop dat dat gevoel tijdelijk is, want uiteindelijk streven we dezelfde doelen na: zorgen dat mensen met een laag inkomen goed en betaalbaar kunnen wonen.”
Terugblik handreiking integriteit 2025
In de vorige handreiking integriteit is onder andere aandacht besteed aan fraudegevallen waarvan woningcorporaties het slachtoffer waren. De woningcorporatiesector heeft sindsdien stappen gezet in het kader van fraudebestrijding. Een voorbeeld daarvan is de ontwikkeling van een tool door woningcorporatie Stadgenoot. Deze tool ondersteunt bij het opsporen van gevallen van mogelijke factuurfraude. Casus 5 gaat nader in op deze tool.
Voorbeeld en aanbevelingen uit de praktijk
“Hoe houd je grip op duizenden facturen en financiële risico’s?“
Die vraag stond centraal omdat bij Stadgenoot regiefacturen onder € 1.000 automatisch werden verwerkt en slechts beperkt steekproefsgewijs (5% op basis van 5 criteria) werden gecontroleerd. Om meer inzicht en beheersing te krijgen, heeft Stadgenoot samen met een IT-bedrijf een AI-tool ontwikkeld die facturen automatisch beoordeelt op 18 inhoudelijke controlecriteria.
De tool werd in de pilot ingezet op ruim 11.000 facturen van 16 co-makers over een periode van 9 maanden. Door niet langer te werken met steekproeven, maar met een 100%-controle, ontstond voor het eerst een volledig beeld van afwijkingen, risico’s en patronen in de facturatie. Daarbij werden onder meer afwijkingen zichtbaar rondom btw-toepassing, specificaties, prijsafspraken en factuuromschrijvingen.
Een belangrijke les uit het traject is dat AI en menselijke expertise elkaar versterken. De tool helpt om risico’s snel en objectief zichtbaar te maken, terwijl aanvullende controles nodig blijven om de financiële impact goed te kunnen beoordelen. Ook bleek dat kleinere co-makers over het algemeen zorgvuldig factureerden en goed uit het onderzoek kwamen, terwijl de meest impactvolle bevindingen zich concentreerden bij een aantal grotere partijen. De bevindingen zijn aan alle co-makers voorgelegd en besproken. Er zijn passende afspraken gemaakt om de kwaliteit van de facturatie verder te verbeteren, de transparantie te vergroten en de naleving van contractafspraken te versterken.
De grootste opbrengst zit niet alleen in de technologie, maar vooral in het inzicht dat hierdoor ontstaat. De AI-tool maakt verborgen risico’s zichtbaar, ondersteunt risicogerichte controles, vergroot de transparantie richting leveranciers en helpt om gerichter het gesprek aan te gaan over kwaliteit en verbetering.
Voor Stadgenoot is dit een belangrijke stap naar een meer datagedreven manier van werken. De komende periode werkt de woningcorporatie verder aan de ontwikkeling van de tool, zodat ook de financiële impact automatisch kan worden beoordeeld en AI breder kan worden ingezet bij de beoordeling van offertes binnen het onderhoudsproces.
Tot slot
Deze handreiking is vooraf gedeeld met Aedes, Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties (VTW) en het ministerie van Volkshuisvesting en Ruimtelijke Ordening (VRO). Alle partijen erkennen het belang van aandacht voor de positie van de medewerkers en de geformuleerde aanbevelingen.
Bij de totstandkoming van de Handreiking Integriteit gebruikt de Aw bijdragen van woningcorporaties die aan de handreiking hebben meegewerkt. Deze bijdragen worden anoniem verwerkt. Namen van woningcorporaties worden alleen vermeld op verzoek en met hun uitdrukkelijke toestemming. Wordt een woningcorporatie in deze handreiking bij naam genoemd? Dan heeft deze woningcorporatie daarvoor uitdrukkelijk toestemming gegeven.