Op deze pagina leest u wat de Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT) met uw gegevens doet tijdens de sollicitatieprocedure tot en met uw eventuele aanstelling.
Deze pagina is aanvullend op de algemene privacyverklaring van de ILT. Daar vindt u meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens door de ILT in het algemeen, wat uw rechten zijn als de ILT uw gegevens verwerkt en hoe u contact met de ILT opneemt als u vragen heeft.
Wijkt de inhoud van deze specifieke privacyverklaring af van de algemene privacyverklaring? Dan geldt de inhoud van deze specifieke verklaring voor dat afwijkende onderdeel.
De specifieke privacyverklaring voor medewerkers is na indiensttreding te lezen op het Rijksportaal van de ILT.
De ILT verzamelt en verwerkt persoonsgegevens van sollicitanten. Onder ‘sollicitanten’ verstaat de ILT zowel personen die solliciteren op een dienstbetrekking/arbeidsovereenkomst bij de ILT (intern), als externe sollicitanten (gedetacheerden en inhuur).
De ILT moet tijdens de sollicitatieprocedure persoonsgegevens (met name van de sollicitanten) verwerken voor het uitvoeren van die procedure. De sollicitatieprocedure omvat de volgende sub-processen uit het generieke proces van personeelszaken(/bedrijfsvoering):
- Werving en selectie
- Instroom van medewerkers
- Opstarten (onboarding) en personeelsadministratie
De ILT heeft de werving en selectie van medewerkers grotendeels aan Rijkswaterstaat uitbesteed. Dit is de zusterdienst van de ILT binnen het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW). Werving en selectie omvat onder meer het bepalen van het wervingsprofiel, selectie van cv’s en gesprekken met kandidaten. Het proces van instroom is de schakel tussen het wervings- en selectieproces en het opstarten van medewerkers. Bij instroom van een medewerker krijgt personeelszaken van de ILT de persoonsgegevens van de beoogde medewerker van recruitment (Rijkswaterstaat). De ILT vraagt daarbij aan de kandidaat om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) aan te leveren. Het opstartproces omvat de laatste stappen van het sollicitatieproces. Als de sollicitant wordt aangenomen, wordt een personeelsdossier voor deze persoon aangemaakt.
Doelen van de sollicitatieprocedure waarvoor de hierboven genoemde persoonsgegevens kunnen worden verwerkt:
- De beoordeling van de geschiktheid en motivatie van een sollicitant.
- Het vastleggen van de beoordeling van de sollicitant en de communicatie hiervan naar de sollicitant.
- Het opmaken en sluiten van een arbeidsovereenkomst of detacheringsovereenkomst.
- Het succesvol in dienst laten treden van nieuwe medewerkers.
- De administratie van de nieuwe medewerker compleet krijgen.
- Aanmaken van personeelsdossier in P-Direkt/ detacheringsdossier of werkdossier op HRM-schijf.
- Het opstarten/inwerken voor de nieuwe medewerker.
- Voldoen aan de wettelijke regels die zijn gesteld omtrent personeelsadministratie en salarisadministratie.
De ILT mag uw gegevens voor de hierboven genoemde doelen op basis van meerdere rechtsgrondslagen verwerken. Om te beginnen heeft zij een ‘gerechtvaardigd belang’ (rechtsgrondslag artikel 6 lid 1(f) van de Avg) om de gegevens te verwerken, te weten om het sollicitatieproces uit te kunnen voeren en een geschikte kandidaat voor de openstaande vacature te kunnen selecteren. Daarnaast is de verwerking noodzakelijk voor de voorbereiding en het uitvoeren van de (potentiële) (arbeids)overeenkomst (rechtsgrondslag artikel 6 lid 1(b) van de Avg). Verder is de ILT als werkgever wettelijk verplicht (rechtsgrondslag artikel 6 lid 1(c) van de Avg) om voorafgaand en tijdens een dienstverband bepaalde gegevens te verwerken, denk aan het gebruik van een identiteitsbewijs om een beoogd medewerker te kunnen identificeren.
De ILT verwerkt in het kader van de sollicitatieprocedure persoonsgegevens, met name van de sollicitant. Bij sollicitanten intern kunnen dit de volgende gegevens zijn:
- Naam
- Telefoonnummer
- E-mailadres (privé)
- Woonadres
- Cv, met daarin zaken als naam, geboortedatum, nationaliteit, opleiding, werkervaring, vaardigheden, foto (aanlevering op vrijwillige basis), taal, competenties, eigenschappen en alle andere gegevens die op een cv staan
- Motivatie
- Uitslag e-assessment (in bepaalde gevallen onderdeel van de procedure)
- Contactgegevens referenties (naam, organisatie, e-mailadres, telefoonnummer)
- Kopie ID, waarin onder meer naam, geboortedatum en geboorteplaats, geslacht, nationaliteit en bsn staan
- Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG)
- Contactsoort (bepaalde/onbepaalde tijd)
- Brutosalaris
- Pensioensituatie
Bij sollicitanten extern kunnen dezelfde persoonsgegevens worden verwerkt, met uitzondering van uitslag e-assessment, contactgegevens van referenties en pensioensituatie. En wordt in plaats van contractsoort de begin- en einddatum van het contract verwerkt.
Strafrechtelijke persoonsgegevens
Onderdeel van beoordeling van de geschiktheid van een sollicitant voor een vacature is ook een integriteitscontrole. Daarvoor moeten sollicitanten een VOG leveren aan de ILT. Kan de sollicitant geen VOG krijgen, dan geeft de sollicitant dit door aan de ILT. De ILT kan hieruit afleiden dat de sollicitant een strafrechtelijk verleden heeft. Daarom is de verwerking van die mededeling (het niet kunnen verkrijgen van een VOG) verwerking van strafrechtelijke gegevens door de ILT.
Nationaal identificatienummer (bsn)
Verwerkt de ILT een nationaal identificatienummer van u, zoals het burgerservicenummer (bsn)? Dan doet de ILT dat alleen binnen de wettelijke kaders. Zoals artikel 46 lid 1 UAvg voorschrijft mag dit en verwerkt de ILT uw bsn alleen wanneer daar een wettelijke grondslag voor is.
Binnen de ILT worden de persoonsgegevens uitsluitend verwerkt door de medewerkers van de ILT die belast zijn met de uitvoering van één of meerdere van de hierboven genoemde doelen. In de meeste gevallen zullen dat de leidinggevenden of HR zijn. Soms is het nodig de persoonsgegevens door te sturen naar één of meerdere medewerkers van de ILT die noodzakelijk betrokken zijn bij een van de genoemde doeleinden, of naar een andere samenwerkende organisatie.
De ILT heeft bepaalde onderdelen van het sollicitatieproces uitbesteed aan andere rijksdiensten. Zo heeft de ILT een fors deel van het werving- en selectieproces van medewerkers uitbesteed aan haar zusterdienst binnen IenW, Rijkswaterstaat. Het sollicitatieproces wordt dan deels door ILT, deels door Rijkswaterstaat en deels door ILT en Rijkswaterstaat gezamenlijk uitgevoerd. Vacatures voor interne medewerkers worden geplaatst op de website Werkenvoornederland.nl, die wordt beheerd door het ministerie van Binnenlandse Zaken. Voor die verwerking geldt de privacyverklaring van Werken voor Nederland. Voor het deel van de verwerking door Rijkswaterstaat geldt de privacyverklaring van Rijkswaterstaat over werving en selectie. Voor het aanmaken en bijhouden van het personeelsdossier (P-dossier) maakt de ILT gebruik van O&P Rijk (Organisatie en Personeel Rijk), dat is een Shared Service Organisatie (SSO) die zorgt voor uitvoering van registratie- en administratieve taken voor personeel en salaris. Het ministerie van Binnenlandse Zaken (BZK) is de beheerder van P-Direkt.
De ILT kan persoonsgegevens ook verstrekken aan derde partijen, denk aan de Belasting Dienst. Dit doet de ILT alleen indien dat noodzakelijk is voor de hierboven vermelde doelen en wanneer er een basis is op grond van één of meerdere van de hierboven genoemde grondslagen.
Persoonsgegevens blijven altijd binnen de Europese Economische Ruimte en worden niet doorgegeven aan andere landen.
Bij de verwerking van persoonsgegevens van sollicitanten is geen sprake van geautomatiseerde besluiten in de zin van de Avg. Besluiten om bijvoorbeeld een sollicitant voor een gesprek uit te nodigen of aan te nemen worden altijd door een persoon genomen.
De ILT bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor zij gegevens verwerkt. Als overheidsorganisatie is de ILT verplicht om gegevens volgens de Archiefwet te bewaren. De bewaartermijnen zijn voor het sollicitatieproces met name uitgewerkt in het Basisselectiedocument P-dossier is Mens-en-werk, 1945- (BSD) en verder (voor zover het gaat om documenten die geen raakvlak hebben met het P-dossier) in de zogenoemde selectielijst, die voor de ILT als dienstonderdeel van IenW geldt.
Voor persoonsgegevens van een niet aangenomen sollicitant gelden bijvoorbeeld de volgende termijnen:
- Zonder toestemming van de sollicitant om gegevens langer te bewaren een bewaartermijn van 1 maand na beëindiging van de sollicitatieprocedure.
- Met toestemming van de sollicitant een termijn van maximaal 1 jaar na beëindiging sollicitatieprocedure.
Voor bepaalde gegevens van een aangenomen interne medewerker, zoals de datum van indiensttreding of arbeidsvoorwaarden, geldt een termijn van 7 jaar na einde dienstverband.