Een chauffeur moet op dagen dat hij met een tachograafplichtig voertuig rijdt, met tachograafschijven of bestuurderskaarten zijn rij- en rusttijden van de afgelopen 28 dagen kunnen overleggen. In die periode kan, na bijvoorbeeld ziekte of verlof, een hiaat optreden zodra een chauffeur weer de weg op gaat.
Om dit hiaat tijdens een controle van de rij- en rusttijden te kunnen verklaren, eisen sommige lidstaten dat een chauffeur een zogenaamde Verklaring van activiteiten kan overleggen. In Nederland is het gebruik van een dergelijke verklaring niet verplicht.
Sinds maart 2015 (zie artikel 34 lid 3b van Verordening 165/2014) mogen lidstaten deze verklaring niet meer eisen, maar de Europese commissie heeft aangegeven dat de invoer van alle activiteiten over de hele periode van 28 dagen in haar ogen wel verplicht is. Wanneer dit fysiek in de tachograaf niet mogelijk is mag op vrijwillige basis het verlofbriefje getoond worden.