De luchtvaartautoriteit van de Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT-Luchtvaartautoriteit) controleert via audits en inspecties of drone-exploitanten zich aan de regels houden. Audits richten zich op de organisatie, inspecties op een vlucht. Lees hoe u zich voorbereidt en wat u kunt verwachten.
Bij een audit kijkt de ILT-Luchtvaartautoriteit naar de organisatie als geheel. Inspecteurs beoordelen bijvoorbeeld de procedures, verantwoordelijkheden, administratie en manier waarop de organisatie risico’s beheerst.
Bij een vluchtinspectie beoordelen inspecteurs vooral de voorbereiding en uitvoering van een dronevlucht. De inspecteur komt dan langs op locatie. Dat kan aangekondigd zijn of onaangekondigd. De inspecteur legitimeert zich als u daarom vraagt en legt het doel van de inspectie uit.
Audit
De ILT-Luchtvaartautoriteit kondigt een audit vooraf aan. U ontvangt informatie over het doel van de audit, wat er wordt onderzocht, het programma en welke medewerkers beschikbaar moeten zijn.
Zorg ervoor dat de ILT-Luchtvaartautoriteit beschikt over:
- De meest recente versie van het operationeel handboek of de operationele handboeken.
- De meest recente operationele verklaring.
- De gevraagde registraties en bewijsstukken.
- Wijzigingen die u nog niet eerder aan de ILT-Luchtvaartautoriteit heeft gemeld.
Een audit is onderdeel van het wettelijke toezicht van de ILT-Luchtvaartautoriteit. De inspecteurs kijken niet alleen naar afwijkingen, maar ook naar wat goed gaat. Zo ontstaat een compleet beeld van uw organisatie en de punten die verbetering nodig hebben.
U moet meewerken aan de audit en de informatie geven waar de inspecteurs om vragen.
In het kort
Tijdens de audit beoordelen de inspecteurs hoe uw organisatie de regels en uw eigen procedures toepast. Zij spreken met medewerkers en bekijken documenten en registraties.
Openingsgesprek
De audit start met een openingsgesprek. De inspecteurs bespreken het doel van de audit, wat ze gaan onderzoeken (reikwijdte van de audit), het programma en de werkwijze.
Wat onderzoekt de ILT-Luchtvaartautoriteit
De reikwijdte van een audit kan bestaan uit:
- De organisatie en verdeling van verantwoordelijkheden.
- Het veiligheidsmanagement, de beheersing van risico’s en het melden van voorvallen.
- Het operationeel handboek en het werken volgens de procedures in het operationeel handboek.
- De voorbereiding en uitvoering van vluchten.
- De opleiding, bevoegdheid en ervaring van medewerkers.
- Het onderhoud en beheer van drones.
- De administratie van onder andere:
- Vluchten (het logboek van de drones en piloten).
- Verzekering(en).
- Uitvoering van trainingen.
- De registratie van de drones.
- Het uitzenden van vluchtgegevens en locatie van de drone via remote-id.
Veelvoorkomende resultaten
Tijdens audits blijkt regelmatig dat:
- Het operationeel handboek niet overeen komt met de werkwijze in de praktijk.
- Taken en verantwoordelijkheden niet duidelijk zijn vastgelegd.
- Risicoanalyses of vluchtvoorbereidingen niet volledig zijn.
- Opleidingen en bevoegdheden niet aantoonbaar worden bijgehouden.
- Onderhoud, registraties of voorvalmeldingen niet volledig zijn vastgelegd.
Aan het einde van de audit
De voorlopige resultaten worden aan het einde van de audit direct met u gedeeld tijdens de debriefing.
Auditrapport
U ontvangt het auditrapport binnen 2 weken na de audit. Het rapport beschrijft de onderzochte onderdelen, de bevindingen en eventuele verbeterafspraken.
Bevat het auditrapport volgens u onjuiste of onvolledige informatie? Dan kunt u een brief sturen naar de ILT-Luchtvaartautoriteit. In het rapport staat binnen welke termijn u dat moet doen. Meestal is dat 1 maand. Vermeld om welke passage het gaat en welke informatie volgens u niet klopt. De ILT-Luchtvaartautoriteit beoordeelt uw reactie en past het rapport aan als daar aanleiding voor is.
Constateert de ILT-Luchtvaartautoriteit dat bepaalde zaken afwijken van de wet- en regelgeving? Dan moet u een plan van aanpak maken om de afwijking te herstellen. In het plan van aanpak beschrijft u:
- Waarom er is afgeweken van de regels.
- Wat u gaat doen om dit te herstellen.
- Hoe u gaat voorkomen dat dezelfde ‘afwijking’ in de volgende audit weer terugkomt.
U stuurt het plan van aanpak binnen 1 maand na de audit op naar de ILT-Luchtvaartautoriteit. De ILT-Luchtvaartautoriteit zal beoordelen of het plan van aanpak voldoet.
Naast het plan van aanpak stuurt u bewijs van herstel naar de ILT-Luchtvaartautoriteit. Daarmee laat u zien dat u de afwijking heeft hersteld. De standaardtermijn hiervoor is 3 maanden na de audit. De ILT-Luchtvaartautoriteit kan een andere termijn bepalen.
De ILT-Luchtvaartautoriteit beoordeelt daarna of het bewijs van herstel voldoende is. Als dat zo is, sluit de ILT-Luchtvaartautoriteit de afwijking.
Inspectie bij een vlucht
De inspecteur kan de volgende zaken controleren bij een vlucht:
- De exploitatievergunning of exploitatieverklaring.
- De bevoegdheid van de dronebestuurder en andere medewerkers.
- De risicoanalyse en voorbereiding van de vlucht.
- De drone, veiligheidsvoorzieningen en administratie zoals verzekering en logboeken.
- Het vlieggebied en de risicobeperkende maatregelen op de grond.
- De toepassing van procedures tijdens de vlucht.
De inspecteur bespreekt meestal de 1e resultaten van de inspectie met u op de locatie. Daarna ontvangt u een schriftelijke terugkoppeling of een inspectierapport.
Ziet de inspecteur een direct risico voor de veiligheid? Dan kan de inspecteur eisen dat u de vlucht niet start of meteen stopt. Daarna bepaalt de ILT-Luchtvaartautoriteit welke vervolgactie nodig is.
Stelt de ILT-Luchtvaartautoriteit een overtreding vast? Dan moet u ervoor zorgen dat u alsnog aan de regels voldoet. Of de ILT-Luchtvaartautoriteit gaat over tot handhaving. De ILT-Luchtvaartautoriteit gebruikt hiervoor de Landelijke Handhavingsstrategie Omgevingsrecht.
U krijgt schriftelijk bericht over de overtreding, de maatregelen die u moet nemen en de termijn waarbinnen u deze uitvoert.