Handreiking format jaarverslag spoorwegondernemingen
Publicatie19-12-2022
Veiligheidsrapport en veiligheidsgegevens
De spoorwegondernemingen en de infrastructuurbeheerder zijn verantwoordelijk voor een veilige uitvoering van hun activiteiten op het spoor. Zij hebben een veiligheidsbeheersysteem (VBS) als instrument om de veiligheid te waarborgen. De spoorwegonderneming en infrastructuurbeheerder stelt jaarlijks een veiligheidsrapport en veiligheidsgegevens op om bij zichzelf na te gaan of het VBS goed functioneert. De ILT ziet toe op de kwaliteit van dit proces. De spoorwegondernemingen en de infrastructuurbeheerder sturen hun veiligheidsrapport aan de ILT zodat de ILT zijn toezicht kan uitvoeren.
De ILT gebruikt het veiligheidsrapport (zoals bedoeld in artikel 9, lid 6 van EU richtlijn 2016/798) en de veiligheidsgegevens ook voor het opstellen van het nationale jaarverslag spoorwegveiligheid. Met dit jaarverslag informeert de ILT de Minister en het Europese Spoorwegbureau (European Union Agency for Railways) over de staat van de veiligheid op het spoor. De ILT publiceert dit jaarverslag op haar website.
Planning
Met de inwerkingtreding van het Vierde Spoorwegpakket in juni 2019 is de inleverdatum voor het veiligheidsrapport met een maand vervroegd. Dat betekent dat de huidige planning is:
Opgave van alle (bijna) ongevallen voor 31 maart.
Terugkoppeling op de veiligheidsgegevens door ILT vanaf 30 april.
Opgave van het veiligheidsrapport voor 31 mei.
Nationaal jaarverslag naar de ERA en de Minister 30 september.
De Minister stuurt het jaarverslag vervolgens naar de Tweede Kamer en dan wordt het document openbaar.
Verzending
De onderwerpen van het veiligheidsrapport zijn op de volgende pagina’s van dit document opgesomd. De ILT stelt geen eisen aan de vorm van het veiligheidsrapport maar zou het waarderen als in het rapport de volgorde wordt aangehouden van de onderwerpen zoals ze op de volgende pagina’s van dit document zijn opgesomd.
De veiligheidsgegevens en het veiligheidsrapport mogen allebei naar de ILT toegestuurd worden.
Vergeet niet bij het Onderwerp van het bericht na Veiligheidsrapport de naam van de spoorwegonderneming of infrastructuurbeheerder zelf in te vullen.
Handreiking
Een samenvatting geeft een overzicht van de hoofdzaken op het gebied van de veiligheid naar het oordeel van de onderneming.
Een beschrijving van de spoorwegonderneming:
Het soort vervoer, de omvang van het vervoer, het gebruikte materieel en het exploitatiegebied.
De verwachte ontwikkelingen van de onderneming (bijv.: uitbreidingen of krimp, verplaatsing van activiteiten, etcetera).
De kenmerken van de onderneming (deze gegevens moeten ook worden opgenomen in het bijgevoegde Excel-opgaveformulier):
Het aantal personeelsleden.
Het aantal materieeleenheden.
Het aantal afgelegde treinkilometers.
Een overzicht van belangrijke veiligheidsgerelateerde wijzigingen:
Inclusief een synthese van de beslissingen met betrekking tot het niveau van belangrijkheid.
Gevaarlijke goederen (indien van toepassing):
Conclusies van het jaarverslag van de veiligheidsadviseur als bedoeld in het RID over de activiteiten van de organisatie in verband met het vervoer van gevaarlijke goederen.
Veiligheidsbeleid
Een document waarin het veiligheidsbeleid staat beschreven (beleidsverklaring) over het rapportagejaar.
Veiligheidsdoelen en planning
Veiligheidsdoelen in het rapportagejaar.
Veiligheidsindicatoren voor het beoordelen van de veiligheidsprestaties in het rapportagejaar.
Informatie over de wijze waarop veiligheidsdoelen zijn verwezenlijkt (de resultaten van veiligheidsplannen).
De mate waarin de gestelde veiligheidsdoelen gehaald zijn.
Als veiligheidsdoelen niet gehaald zijn:
Een toelichting met de oorzaken hiervoor.
De maatregelen om de veiligheidsdoelen alsnog te realiseren.
Veiligheidsdoelen voor het volgende jaar/de volgende jaren.
De risico’s waarop deze veiligheidsdoelen zijn gebaseerd.
Het plan van aanpak voor het realiseren van de gestelde veiligheidsdoelen
De veiligheidsindicatoren voor het beoordelen van de veiligheidsprestaties in het volgende jaar/de volgende jaren.
De manier waarop ernstige veiligheidsrisico’s de vaststelling van die doelen beïnvloeden.
Monitoring
Resultaten uit de monitoring van:
De processen en procedures in het VBS.
De juiste toepassing van het VBS in de organisatie.
Interne audits
Een overzicht van de interne audits als blijk van het zelflerend vermogen en het proces om de veiligheid te bewaken:
Het geplande en gerealiseerde aantal interne audits.
Voor de niet uitgevoerde aantallen interne audits:
Een toelichting met de oorzaken hiervoor
De maatregelen om deze alsnog te realiseren
De resultaten van de interne audits, inclusief eventuele vervolg acties en verbeterpunten.
Het aantal audits verricht door externe partijen anders dan door de ILT, bijvoorbeeld certificerende instellingen of op eigen verzoek.
De resultaten van de externe audits, inclusief eventuele vervolg acties en verbeterpunten.
Het aantal audits verricht bij externe partijen, bijvoorbeeld contractanten, partners en leveranciers.
De resultaten van deze audits.
Bij alle aanbevelingen die tijd die nodig is om deze te realiseren.
Directiebeoordeling
Resultaten uit de directiebeoordeling van het veiligheidsbeheersysteem.
Leren van ongevallen en incidenten
Lijst van ongevallen en incidenten waarbij de organisatie betrokken is geweest, inclusief (deze gegevens moeten ook worden opgenomen in het bijgevoegde Excel-opgaveformulier):
De aard van het ongeval of incident.
De dag en het tijdstip dat het ongeval of incident zich heeft voorgedaan.
Het aantal slachtoffers naar aard van het letsel.
De duur van de stremming van het baanvak.
De kosten (milieuschade, materieelschade, enz.).
De resultaten van de interne onderzoeken naar de ongevallen en incidenten waar de organisatie bij betrokken is geweest.
De maatregelen die zijn/worden genomen naar aanleiding van de resultaten van de onderzoeken en incidenten.
De doorlooptijd van de realisatie van de maatregelen die zijn/worden genomen.
(indien van toepassing) Informatie over de voortgang van de opvolging van aanbevelingen van de nationale onderzoeksorganen.
Een overzicht van samenwerkingsverbanden op het gebied van veiligheid:
De partners (andere ondernemingen of belangenorganisaties) van de samenwerking.
De doelstelling van de samenwerking.
De behaalde resultaten.
De kwaliteit van de samenwerking.
Een overzicht van eventuele gebreken en tekortkomingen die van belangkunnen zijn voor de verbetering van de veiligheid (ook als er geen meldplicht voor bestaat):
Eventuele gebreken of tekortkomingen.
De wijze waarop deze de veiligheid nadelig kunnen beïnvloeden.
De mate waarin deze gebreken of tekortkomingen met medegebruikers en/of de beheerder van het spoor gedeeld zijn.
(Bijna-) ongevallen en incidenten
Om de veiligheid in maat en getal uit te drukken, een overzicht van relevante cijfers waarvoor de ILT in Excel een opgaveformulier heeft gemaakt:
De kenmerken van de onderneming:
De hoeveelheid personeel.
De hoeveelheid materieel.
Het aantal kilometers.
Een lijst van ongevallen, met vermelding van onder meer:
Het tijdstip van het ongeval.
De aard van het ongeval.
Het aantal slachtoffers naar aard van het letsel.
De duur van de stremming.
De kosten van 1) de milieuschade en 2) de materieelschade.
Een lijst van incidenten of bijna-ongevallen:
Het tijdstip van het incident of bijna-ongeval.
De (GPS) locatie van het incident of bijna-ongeval.
