DTO informatieblad (aanvraag en criteria registratie DTO)

Een DTO kan opleidingen aanbieden voor helikopter-, vliegtuig-, zweefvliegtuig- en ballonbrevetten en een aantal daarbij behorende bevoegdverklaringen. De hoofd- en statutaire zetel van de DTO moet zich in Nederland bevinden. De informatie op deze pagina kan veranderen als er nieuwe informatie beschikbaar komt vanuit de European Aviation Safety Agency (EASA) of via nationale regelgeving. De Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT) behoudt zich het recht voor dit document te wijzigen als dit nodig is vanwege regelgeving of opgedane ervaring. 

Regelgeving

Europese regelgeving

De Europese eisen voor opleidingsinstellingen zijn vastgelegd in EU-verordening 1178/2011, 2020/357 en 2020/358. In deze verordeningen staan de volgende delen die van toepassing voor een DTO:

• In het algemene deel staan de algemene voorschriften beschreven.
• In Part-FC L, staan alle eisen beschreven die te maken hebben met de brevetten voor aeroplanes en helikopters en bijbehorende bevoegdverklaringen.
• In Part-BFC L staan alle eisen beschreven die te maken hebben met het ballonbrevet en bijbehorende bevoegdverklaringen.
• In Part-SFC L staan alle eisen beschreven die te maken hebben met het zweefvliegbrevet en bijbehorende bevoegdverklaringen.
• In Part-DTO staan alle organisatie-eisen voor een DTO.

Bij veel artikelen zijn aanvullende richtlijnen beschreven, zogenoemde Acceptable Means of Compliance (AMC ). Door deze richtlijnen te volgen kan adequaat invulling gegeven worden aan de voorschriften.

In enkele gevallen is er Guidance Material (GM) bij artikelen toegevoegd. Deze zijn extra uitleg hoe u aan de regelgeving kunt voldoen. U vindt Part-DTO op de website van EASA. Hier is zowel de Engelse als de Nederlandse versie beschikbaar. Het AMC-materiaal vindt u ook op de website van EASA. 

Nationale regelgeving

Opleidingsinstellingen die opleidingen verzorgen die onder nationale regelgeving vallen, zoals RPL(A)MLA en RPL(H)MLH en RPL(GC ), kunnen geen DTO worden. Zij moeten een Registered Training Facility (RTF) blijven. Als een RTF de theorie voor het RPL-brevet verzorgt, dan moet voor de theorieopleiding onder een DTO of ATO worden aangeboden. De theorieopleiding valt niet onder nationale maar onder Europese regelgeving.

Welke opleidingen mag een DTO verzorgen?

DTO-declaratieproces

Wat wordt er van u verwacht?

Een DTO-declaratie is een eigen verklaring van de vertegenwoordiger (representative) van de opleidingsinstelling. Met het formulier Verklaring Declared Training Organisation verklaart de vertegenwoordiger dat de DTO opleiding(en) verzorgt met inachtneming van wet- en regelgeving zoals vastgelegd in Part-DTO. 

Documenten die u met de declaratie moet meesturen:

• Alle trainingsprogramma’s (TP’s) die u gaat gebruiken.
• Compliance checklist waarin u aangeeft waar de wettelijke voorschriften in het TP zijn verwerkt.

Op het formulier kunnen alle onderwerpen zoals genoemd in DTO.GEN.115 worden ingevuld. Zie hiervoor ook GM1 DTO.GEN.115(a), GM2 DTO.GEN115(a), AMC1 DTO.GEN.115(a)(2), AMC1 DTO.GEN.115(a)(5) en AMC1 DTO.GEN.115(c).

Op het moment dat u de declaratie verstuurd heeft, kunt u starten met uw DTO en met de opleidingen die u wilt verzorgen.

Nadat de ILT uw declaratie heeft ontvangen ontvangt u een factuur. Daarop staat een bedrag voor het declareren van de DTO en een bedrag per aangeboden TP. De tarieven vindt u in de Regeling tarieven transportsectoren.

De ILT behandelt de aanvragen in volgorde van binnenkomst. De ILT voert een controle uit of de aanvraag compleet en ondertekend is. Dit betekent dat het formulier volledig moet zijn ingevuld en alle benodigde documenten zijn bijgevoegd.

Is de declaratie niet volledig? Dan krijgt u hierover bericht en kunt u de informatie aanvullen. Als de declaratie volledig is, ontvangt u binnen 10 werkdagen een ontvangstbevestiging met de volgende onderwerpen:

• Bevestiging ontvangst van de complete declaratie
• Nummer dat aan de DTO is toegewezen
• Opleidingen die verzorgd mogen worden.

De contactinformatie uit het formulier gebruikt de ILTvoor correspondentie. Het is de verantwoordelijkheid van de DTO om te controleren of zij de ontvangstbevestiging heeft ontvangen. Als dit niet het geval is na 20 werkdagen, dan krijgt u een verzoek om contact op te nemen met de ILT. Zie GM1 DTO.GEN.115(a).

Als de TP’s die de DTO gaat gebruiken niet eerder door ILT zijn goedgekeurd, beoordeelt de ILT binnen 6 maanden de TP’s. U krijgt bericht over deze beoordeling.

Een DTO-declaratie is onbeperkt geldig, tenzij deze wordt ingetrokken of opgeschort door de ILT. Ook vervalt de geldigheid als de DTO 36 maanden geen opleidingen heeft verzorgd. Dit geldt ook voor individuele opleidingen. Als een opleiding gedurende 36 maanden niet gegeven is, mag de DTO deze niet meer verzorgen.

Vereisten en leidraad voor een DTO declaratie

Verantwoordelijke personen

Een DTO moet de volgende personen aanstellen:

• Vertegenwoordiger.
• Hoofd Training/Head of Training (HT).
• Plaatsvervangend HT (deputy HT), als er vanaf meerdere luchthavens een opleiding wordt verzorgd met vliegtuigen of helikopters. Dit geldt niet voor opleidingen met zweefvliegtuigen en ballonnen.

De functies van vertegenwoordiger en HT mogen gecombineerd worden. Voor taken en verantwoordelijkheden zie DTO.GEN.210, AMC1 DTO.GEN.210(a)(2), GM1 DTO.GEN.210(a)(2) en GM1 DTO.GEN.210(c).

Trainingsprogramma's (TP's)

Een TP is niet alleen een opsomming van oefeningen die gedaan moeten zijn aan het eind van de opleiding. In het TP moeten ook de volgende onderwerpen beschreven zijn:

• Doel van de cursus.
• Creditering van eerdere opleidingen en de instroomeisen (met inbegrip van passende procedures voor studenten die hun opleiding bij een andere organisatie begonnen zijn en deze bij de DTO willen afronden)
• Een lijst van alle oefeningen die op het vliegtuig en eventueel de simulator (FSTD) worden onderwezen, met inbegrip van een beschrijving van het doel van elke oefening en de standaard die moet worden bereikt om elke oefening met succes af te ronden
• Samenvatting van de syllabus.
• Structuur en inhoud van de theorieopleiding.
• Structuur van de hele opleiding waarin wordt beschreven hoe de theorie en praktijk worden geïntegreerd.
• Hoe de vooruitgang van de student gecontroleerd wordt, zowel van de theorie als de praktijkopleiding.

Als er een opleiding voor een type (type rating) wordt gegeven dan moet het TP, naast alle bovenstaande punten, ook voldoen aan de operational suitability data (OSD) zoals vastgelegd in
Verordening (EU) 748/2012. Ook de AMC’s van deze verordening zijn van toepassing (zie ook DTO.GEN.110, GM1 DTO.GEN.110 en AMC1 DTO.GEN.230).

De trainingsprogramma’s mogen in het Nederlands of Engels geschreven zijn.

Van de trainingsprogramma’s moet een Compliance Checklist (CC L) gemaakt worden. Door middel van een CC L toont u aan hoe en waar u de regelgeving die op het betreffende trainingsprogramma van toepassing is heeft geïmplementeerd. In de CC L moeten alle van toepassing zijnde artikelen in DTO.GEN.230, Part-FC L, Part-SFC L of Part-BFC L, inclusief het AMC materiaal, zijn verantwoord. Hieronder een voorbeeld voor de verantwoording van het artikel in AMC1 DTO.GEN.230 (a)(1):

Het hebben van een zo'n lijst heeft voordelen: het is voor u een eenvoudige manier om na te gaan of uw DTO werkt in overeenstemming met de regelgeving. Er is een overzicht van alle artikelen die van toepassing zijn met een referentie naar de plaats waar het in het handboek staat omschreven. Ook is snel duidelijk of alle vereiste oefeningen worden geïnstrueerd en in welke les dat gebeurt.

Als er wijzigingen zijn in de regelgeving kunt u snel vaststellen waar het handboek eventueel moet worden aangepast. Als u een reden heeft om een artikel niet te verantwoorden ,dan kunt u dat ook in de lijst aangeven. Daarnaast gebruikt ILT de lijst bij de beoordeling van de handboeken. Dit vereenvoudigt de beoordeling.

Gegevensbeheer

Van een cursist moeten gegevens bijgehouden en 3 jaar bewaard worden. Om welke gegevens het gaat staat beschreven in DTO.GEN.220.

Luchthavens en faciliteiten

De luchthavens die voor de opleiding gebruikt worden moeten voldoen aan de voorwaarden die genoemd worden in DTO.GEN.250, AMC1 DTO.GEN.250 en AMC1 DTO.GEN.250(b). De faciliteiten van de DTO moeten voldoen aan de voorwaarden in bijlage IV van de basisverordening 2018/1139, artikel 5. Dat betekent dat de organisatie:

• Alle middelen moet hebben die nodig zijn voor het verantwoordelijkheidsterrein dat verbonden is met haar activiteit. Die middelen zijn: faciliteiten, personeel, uitrusting, instrumenten en materiaal, documentatie van taken, verantwoordelijkheden en procedures, toegang tot relevante gegevens en gegevensbeheer.
• Een passend beheersysteem moet hebben voor veiligheid en opleidingsnormen toepassen en handhaven. Zij moet streven naar constante verbetering van dit systeem (zie hiervoor de paragrafen ‘reactie op een veiligheidsprobleem’ en ‘Evaluatie en verslag van activiteiten’).
• Regelingen met andere relevante organisaties moet treffen, om ervoor te zorgen dat voortdurend aan de bovenstaande eisen wordt voldaan. AMC1 DTO.GEN.215 beschrijft aan welke eisen de faciliteiten van een DTO precies moeten voldoen.

Luchtvaartuigen

Luchtvaartuigen die door de DTO gebruikt worden moeten voldoen aan DTO.GEN.240 en het AMC1 DTO.GEN.240 Voor vliegtuigen en helikopters geldt dat zij ook moeten voldoen aan Part-NCO van EU-verordening 965/2012. Ballonnen moeten voldoen aan Part-BOP en zweefvliegtuigen moeten voldoen aan Part-SAO. Voor het onderhoud van vliegtuigen en helikopters geldt het volgende:

Beheer

Als commerciële gebruiker van de luchtvaartuigen die de DTO inzet voor de vliegopleidingen, moet de DTO de luchtwaardigheidsbeheer en onderhoud laten uitvoeren door (het contracteren van) erkende organisaties.

Als niet-commerciële gebruiker van de luchtvaartuigen die de DTO inzet voor de vliegopleidingen, mag de DTO de luchtwaardigheid onder eigen verantwoordelijkheid beheren. De niet-commerciële DTO mag er ook voor kiezen de luchtwaardigheidsbeheer en onderhoud te contracteren aan erkende organisaties.

Voor Nederlands geregistreerde burgerluchtvaartuigen moet de houder/eigenaar het luchtvaartregister informeren over het beheer van het luchtvaartuig. Zie Regeling Inschrijving Nederlandse burgerluchtvaartuigen, artikel 7.

Onderhoudsprogramma

Het onderhoudsprogramma voor de luchtvaartuigen moet in overeenstemming zijn met de aanwijzingen van de Type C ertificaathouder. Voor luchtvaartuigen die door geëxploiteerd door een niet-commerciële DTO, mag u afwijken van deze aanwijzingen maar moet ten minste aan het minimum inspectieprogramma worden voldaan, moet u als eigenaar/gebruiker zelf de verklaring ondertekenen en bent u geheel verantwoordelijk. Voor luchtvaartuigen die door geëxploiteerd door een commerciële DTO moet het onderhoudsprogramma zijn opgesteld en goedgekeurd door de (gecontracteerde) CAMO of CAO. In alle gevallen moet het onderhoudsprogramma voldoen aan de verplichte aanwijzingen (Airworthiness Directives en Airworthiness Limitations).

Uitvoering onderhoud

Voor luchtvaartuigen die door een commerciële DTO worden geëxploiteerd moet het onderhoud door een erkende onderhoudsorganisatie worden uitgevoerd. Voor luchtvaartuigen die door een niet-commerciële DTO worden geëxploiteerd, mag het onderhoud worden uitgevoerd en vrijgegeven door een Part-66 licentiehouder of een erkend onderhoudsbedrijf. De piloot-eigenaar mag ook beperkt onderhoud uitvoeren en vrijgeven.

Simulatoren

Een DTO kan alleen gebruik maken van simulatoren die goedgekeurd zijn door ILT of een andere competente autoriteit en geschikt zijn voor de training die op de simulator gegeven gaat worden.

Safety policy (veiligheidbeleid)

Een DTO moet een safety policy hebben waarin beschreven is hoe de DTO de veiligheid borgt. Wat er minimaal in de safety policy beschreven moet zijn staat in: DTO.GEN.115(a)(7), AMC1.DTO.GEN.210(a)(1)(ii) en DTO.GEN.155.

Reactie op een veiligheidsprobleem

Bij een veiligheidsprobleem moet een DTO de maatregelen uitvoeren die voorgeschreven worden door de autoriteit of EASA. Voorvallen en incidenten zoals beschreven in Verordening (EU) 376/2014 moet u melden. Welke voorvallen u waar meldt, vindt u op de webpagina Voorvallen luchtvaart. Meer informatie staat in GM1 DTO.GEN.210(a)(1)(ii).

Wijzigingen

Als er wijzigingen zijn binnen de DTO, dan moet u de ILT daarvan op de hoogte brengen (DTO.GEN.116). Dit doet u via het formulier Verklaring Declared Training Organisation. U moet wijzigingen van de volgende gegevens melden:

• Gegevens organisatie (naam, rechtsvorm, contactgegevens, vertegenwoordiger, HT). 
• (Neven)vestigingen en deputy HT.
• Verzorgde opleidingen (toevoegen of stopzetten) en trainingsprogramma’s (nieuw, wijzigingen).
• Type luchtvaartuigen of FSTD’s.
• Voor commerciële DTO’s, de lijst met registraties van de vliegtuigen.
• Stopzetten van de DTO.

Evaluatie en verslag van activiteiten

Een DTO moet jaarlijks een interne evaluatie doen en een verslag van de activiteiten schrijven. Wat er in de evaluatie en verslag beschreven moet zijn kunt u vinden in: AMC1 DTO.GEN.270(a) (evaluatie) en AMC1 DTO.GEN.270(b) (activiteitenverslag). 

De evaluatie en het activiteitenverslag moet u 1 keer per jaar samen naar ILT sturen, via het formulier Melding jaarrapport Declared Training Organisation (DTO). De documenten biedt u aan in het 1^ekwartaal van het kalenderjaar, tenzij anders is afgesproken met de inspecteur.

Toezicht op een DTO

Toezicht

Het toezichtprogramma bestaat tenminste uit (onaangekondigde) inspecties en (mogelijk) audits. Het toezicht is bedoeld om binnen Europa te kunnen verantwoorden dat Nederlandse DTO’s aan de EU standaard voldoen en de aangeboden training veilig en volgens wet- en regelgeving wordt uitgevoerd.

Het toezichtprogramma is risicogericht. Op basis van beschikbare informatie (zoals jaarrapporten en ervaringen bij eerdere inspecties en audits) maakt ILT een inschatting van de risico’s. Zij bepaalt op basis daarvan de inzet per DTO. Het toezichtprogramma zal volledig worden afgerond in maximaal 72 maanden per DTO. Dit houdt in dat er minimaal eens per 72 maanden een inspectie bij een DTO is.

Toezichtmomenten

Het 1^etoezichtsmoment voor een nieuwe DTO is:

• Binnen 6 maanden een overleg op locatie.
• Binnen 12 maanden eerste audit/inspectie.

Van ATO naar DTO:

• Binnen 72 maanden na laatste audit/inspectie bij de ATO.

Bevindingen

Tijdens een audit of inspectie kan de ILT constateren dat een DTO niet aan wet- en regelgeving of aan haar eigen eisen voldoet. Dan zijn twee soorten bevindingen mogelijk:

1. Bevinding zonder dat deze een direct effect hebben:
   • De inspecteur geeft een redelijke periode om de bevinding op te lossen. 
2. Bevinding die een direct effect heeft:
   • Als de bevinding een veiligheidsgevaar betreft, of
   • Als een bevinding niet tijdig wordt opgelost.
     Deze bevinding leidt direct tot beperking of schorsing.

Voor het oplossen van bevindingen, geldt dat de DTO:

• De dieperliggende oorzaak bepaalt.
• De afwijking corrigeert, correctief en preventief. En als dit relevant is, de gevolgen van de afwijking corrigeert.
• De ILT tijdig informeert over de genomen maatregelen.

De inspecteur beoordeelt de genomen actie op papier en mogelijk op locatie.