Toezicht interne controle ingeperkt gebruik ggo's 2024

Samenvatting

Het doel hiervan was om de ILT inzicht te geven in de naleving van de wettelijke eisen en de kwaliteit van de procedure en verslaglegging. Interne controle is onmisbaar voor de naleving van wet- en regelgeving en draagt bij aan de veiligheid van mens en milieu.

Wettelijke kader en ILT-criteria

Volgens de Regeling ggo moeten gebruikers:

1. Een procedure voor de interne controle opstellen.
2. Interne controle uitoefenen op de uitgevoerde risicobeoordelingen.
3. De naleving controleren van de wettelijke bepalingen en daarop gebaseerde interne procedures.
4. De resultaten hiervan vastleggen.

De Regeling ggo is duidelijk over de onderwerpen van de interne controle, maar omschrijft niet precies de inhoud en opzet van de procedure. Wat betreft de verslaglegging stelt de Regeling ggo dat hierin de gegevens van de uitvoering van de interne controle moeten staan. Op basis van Hoofdstuk 2 van de Regeling ggo en de algemene betekenis van een procedure heeft de ILT criteria opgesteld voor een goede procedure en verslaglegging. Deze criteria zijn beschreven in het rapport.

Werkwijze en bevindingen

De ILT heeft de biologischeveiligheidsfunctionarissen (BVF’en) van 278 gebruikers gevraagd om de procedure voor de interne controle en 2 opeenvolgende verslagen naar de inspectie op te sturen. Daarnaast heeft de ILT de BVF’en gevraagd om een enquête in te vullen. Hierin moesten de BVF’en aangeven welke criteria zijn opgenomen in de procedure en verslaglegging. Ook is gevraagd naar de uitvoering van de interne controle.

De ILT heeft beoordeeld of gebruikers voldoen aan de wettelijke eis om een procedure voor de interne controle op te stellen, de interne controle uit te voeren en de gegevens van de interne controle vast te leggen. Daarnaast is de inspectie nagegaan welke criteria in de documenten zijn opgenomen.

De ILT baseert haar bevindingen op de ontvangen documentatie, waarin mogelijk niet alle onderdelen van de interne controle zijn meegenomen en dus ook niet beoordeeld. De belangrijkste bevindingen:

• 71% van de gebruikers heeft een procedure voor de interne controle opgesteld en 84% legt de resultaten ook vast in een verslag. Er zijn dus ook gebruikers zonder procedure of verslaglegging.
• De procedures en de verslagen voldoen op sommige punten niet aan de verwachtingen die de ILT heeft van een kwalitatief goede procedure en verslaglegging. Tegelijkertijd kunnen veel documenten met een aantal aanpassingen een stuk beter worden.
• De BVF en de ILT lijken een andere opvatting te hebben van wat een kwalitatief goede procedure en verslaglegging is. Dit onderstreept hoe belangrijk heldere communicatie is over de verwachtingen van de ILT met betrekking tot de inhoud en kwaliteit van de documenten.

Aanbevelingen

In dit rapport staan aanbevelingen voor de gebruiker en de BVF voor het opstellen van een procedure, het uitvoeren van een interne controle en de verslaglegging hiervan. Deze adviezen kunnen bijdragen aan een efficiënte en heldere interne controle op de naleving van de ggo wet- en regelgeving. De belangrijkste aanbevelingen zijn:

• Zorg ervoor dat de interne controleprocedure compleet en actueel is. Beschrijf duidelijk de manier van interne controle, de te controleren onderdelen en de verantwoordelijkheden.
• Verwijs in de interne controleprocedure, als dit van toepassing is, nadrukkelijk naar andere relevante procedures en checklists om samenhang en duidelijkheid te waarborgen.
• Pas standaardprocedures en checklists aan op de specifieke situatie van de gebruiker.
• Leg de controlebevindingen duidelijk vast, inclusief eventuele tekortkomingen, hersteltermijnen en de verantwoordelijke personen.
• Vermeld in het verslag welke onderdelen zijn gecontroleerd en motiveer waarom bepaalde onderwerpen niet zijn meegenomen.
• Zorg voor een consistente verslaglegging, zodat alle betrokkenen een volledig en transparant overzicht krijgen.