De Autoriteit woningcorporaties (Aw) deelt in deze Handreiking beoordelen van verwevenheden haar visie en uitgangspunten bij de beoordeling van verwevenheden tussen personen. Deze handreiking en de casuïstiek geven richting aan het handelen van Raden van Commissarissen (RvC) in situaties waarin verwevenheid aan de orde is. Daarnaast wil de Aw met deze handreiking het bewustzijn van RvC’s vergroten. Ook omdat dit onderwerp nog geen plaats heeft in de Beleidsregel Aw.
Inleiding
Bestuurders en commissarissen van woningcorporaties staan midden in de maatschappij en hebben vaak uitgebreide netwerken. De Aw ziet steeds vaker dat kandidaten voor benoeming worden voorgedragen die afkomstig zijn uit het netwerk van een commissaris of bestuurder. Naast de voordelen die een netwerk biedt, kan er ook een ongewenste invloed zijn wanneer personen elkaar kennen. Bijvoorbeeld op het onafhankelijk (los van ieder deelbelang) en kritisch kunnen handelen van een kandidaat in de Raad van Commissarissen (RvC) of het bestuur. Daarnaast kan het tot daadwerkelijke belangenverstrengeling leiden en tot schijn van belangenverstrengeling. Dit kan schadelijk zijn voor het imago van de corporatie en de sector.
De Aw bekijkt of voorgedragen bestuurders en commissarissen hun taken onafhankelijk kunnen uitvoeren en of er geen sprake is van (schijn van) belangenverstrengeling. Inzicht in eventuele verwevenheden tussen personen en de mogelijke invloed daarvan hoort daarbij. De Aw wil corporaties meer inzicht geven in hoe de Aw naar verwevenheden kijkt, zodat RvC’s beter regie op dit onderwerp kunnen voeren. En daarmee (de schijn van) belangenverstrengeling en nadeel voor de corporatie voorkomen.
Verwevenheid
Het begrip verwevenheid ziet toe op een relatie of verbinding tussen personen. Dit kunnen relaties zijn in de zakelijke- of privésfeer, in het heden of in het verleden. Verwevenheid hoeft geen probleem te zijn, zolang er daardoor geen ongewenste dynamiek ontstaat. En deze verwevenheid geen belangen met zich meebrengt die kunnen concurreren met de belangen van de corporatie. Deze ongewenste dynamiek of concurrerende belangen kunnen de beraadslaging en besluitvorming in de RvC beïnvloeden. Wanneer andere belangen boven de belangen van de corporatie worden gesteld of de dynamiek beïnvloeden, dan is er sprake van belangenverstrengeling. Dit tast de onafhankelijkheid van een commissaris of bestuurder aan.
Beoordeling van een geconstateerde verwevenheid
In het formulier Aanvraag Zienswijze Geschiktheid en Betrouwbaarheid vraagt de Aw welke mogelijke verwevenheden tussen de kandidaat en de leden van de RvC en/of het bestuur zijn beoordeeld. Met deze vraag wil de Aw de RvC aansporen om te onderzoeken welke verwevenheden er mogelijk tussen personen bestaan. Hierdoor krijgt de RvC inzicht in mogelijke risico’s die deze met zich mee kunnen brengen, zoals het ontstaan van (de schijn van) belangenverstrengeling of nadeel voor de belangen van de corporatie. De RvC kan er dan voor kiezen om iemand niet voor te dragen als beoogd lid of bestuurder, of om passende maatregelen af te spreken om de risico’s te beheersen.
Om een goede inschatting te maken van de risico’s die een relatie tussen personen kan hebben op de onafhankelijkheid, kan de RvC de volgende zaken beoordelen:
- Tijdsfactor
Bestaat de relatie nog of is deze inmiddels beëindigd? En zo ja, hoe lang geleden is deze relatie beëindigd? Hoe recenter de relatie, hoe groter het risico dat deze de onafhankelijkheid aantast of leidt tot (schijn van) belangenverstrengeling. - Soort relatie
Gaat of ging het om een gelijkwaardige of hiërarchische relatie? En is of was het een relatie in de zakelijke- of privésfeer? Hoe hiërarchischer of persoonlijker de relatie, hoe groter het risico dat deze de onafhankelijkheid aantast of leidt tot (schijn van) belangenverstrengeling. - Intensiteit
Hoeveel contact is er (geweest) en hoe lang duurde de relatie? Hoe langer een relatie duurt of heeft geduurd en hoe vaker er contact is of was, hoe groter het risico dat deze de onafhankelijkheid aantast of leidt tot (schijn van) belangenverstrengeling. - Omstandigheden of voorvallen
Dit zijn zaken die in het verleden speelden tussen personen die een onafhankelijke en professionele relatie in de weg kunnen staan. Denk bijvoorbeeld aan conflicten, maar ook aan vriendschappen of verleende gunsten.
Het beoordelen van een verwevenheid is altijd maatwerk. Na het constateren van een verwevenheid beoordeelt de RvC de mogelijke invloed ervan op de onafhankelijkheid. Vervolgens kunnen maatregelen nodig zijn om de onafhankelijkheid te borgen, belangenverstrengeling te voorkomen en de mogelijke schijn van belangenverstrengeling bij derden weg te nemen. Als maatregelen echter zo ver gaan dat een bestuur/RvC niet meer goed kan functioneren, is het wellicht beter om de voordracht te heroverwegen.
Maatregelen om de onafhankelijkheid te borgen
Wanneer tijdens een werving- en selectieprocedure een kandidaat solliciteert die een bekende is van een bestuurder of commissaris kan dat de procedure (ongemerkt) beïnvloeden. Dit kan zowel op een positieve als negatieve manier zijn. Het is dus belangrijk dat de RvC een dergelijk risico herkent en passende maatregelen afspreekt om de mogelijke invloed van de verwevenheid op het verloop van de selectieprocedure uit te sluiten.
Wordt een kandidaat benoemd die een verwevenheid heeft met een RvC-lid of bestuurder? Dan is het belangrijk om ook tijdens de zittingsperiode oog te houden voor de eventuele invloed ervan op de onafhankelijkheid. Dit kan zich bijvoorbeeld uiten in de dynamiek. Een open en kritische houding ten opzichte van elkaar (tegenkracht) kan onder druk komen te staan wanneer je elkaar kent. Het is belangrijk dat de RvC zich er bewust van is dat een verwevenheid invloed kan hebben op het kritische vermogen van zowel de betreffende personen als de hele Raad. Om het mogelijke effect van de verwevenheid te beoordelen, kan de RvC tijdens overleg of vergadering extra letten op de dynamiek. Ook kan de verwevenheid tijdens de jaarlijkse zelfevaluatie aan de orde zijn. Dan kan de RvC bijvoorbeeld beoordelen in hoeverre de verwevenheid in het afgelopen jaar effect heeft gehad op het functioneren van de betreffende RvC-leden/bestuurder of de RvC/bestuur als geheel. Aan de hand van de uitkomsten kan worden bezien of extra maatregelen noodzakelijk zijn.
Maatregelen om de schijn van belangenverstrengeling weg te nemen
Is de relatie pas recent beëindigd of bestaat deze nog tijdens de zittingstermijn? Dan moet voor derden duidelijk zijn dat er door de verwevenheid geen daadwerkelijke belangenverstrengeling kan ontstaan. Wanneer dit niet duidelijk is, kan bij derden de schijn van belangenverstrengeling ontstaan. Door bijvoorbeeld naar buiten toe transparant te zijn over de geconstateerde verwevenheid en getroffen maatregelen, wordt de mogelijke schijn van belangenverstrengeling bij derden weggenomen. Verantwoording achteraf in het jaarverslag neemt de schijn op het moment van benoeming niet weg.
Uiteraard is het erg belangrijk om zorgvuldig te communiceren. Te weinig of onduidelijke informatie kan juist vragen oproepen. Wanneer een en ander moeilijk te verwoorden is, is het de vraag of de situatie überhaupt voldoende uitlegbaar of verdedigbaar is.
Voorbeelden uit de praktijk
Hieronder vindt u voorbeelden die de Aw regelmatig terugziet in haar toezichtspraktijk. Vergelijkbare casussen kunnen mogelijk ook bij andere woningcorporaties spelen. De Aw wil hiermee op hoofdlijnen inzicht geven in haar beoordeling. Iedere verwevenheid vraagt om maatwerk. Met onderstaande casuïstiek laat de Aw zien hoe ze deze specifieke situaties heeft beoordeeld.
Een lid van de remuneratiecommissie van de RvC van een middelgrote corporatie bleek een kandidaat te kennen die had gesolliciteerd. Ze herkende de naam van de kandidaat op de longlist en heeft dit direct gemeld bij de overige leden van de selectiecommissie. Om alle sollicitanten een gelijke kans te geven en de procedure zuiver te houden, heeft de RvC maatregelen getroffen. Het lid van de remuneratiecommissie nam geen deel aan de selectie waar het de bekende betrof. Zo heeft zij de motivatiebrief van de kandidaat niet ontvangen of beoordeeld. Bovendien heeft zij niet deelgenomen aan de selectiegesprekken met de kandidaat. Op deze manier is uitgesloten dat de procedure bewust of onbewust werd beïnvloed, waardoor de kandidaat zich op een later moment verschuldigd zou kunnen voelen om iets terug te doen.
Beoordeling verwevenheid door RvC
Voordat de selectiegesprekken plaatsvonden heeft de RvC bovendien de verwevenheid van de kandidaat met het RvC-lid beoordeeld om een inschatting te maken van de eventuele invloed op de onafhankelijkheid. De mogelijke invloed werd als beheersbaar ingeschat. De personen hadden 3 jaar gezamenlijk zitting in de Raad van Toezicht (RvT) van een scholengemeenschap. Buiten de reguliere overleggen en jaarlijkse kerstborrel van deze RvT was er geen contact tussen hen. Bovendien is de (zakelijke) relatie al 5 jaar geleden beëindigd en is er daarna nooit meer contact tussen hen geweest.
Handelen RvC-lid
Wel heeft het RvC-lid een mening over de kandidaat, maar heeft die niet uitgesproken om de procedure niet te beïnvloeden. Zij ziet haar als een uiterst professionele toezichthouder, die altijd goed voorbereid was tijdens vergaderingen en voor haar standpunten stond. Het RvC-lid heeft respect voor haar gedegen kennis en collegialiteit. Toen de keuze op deze kandidaat was gevallen, heeft het RvC-lid dit alsnog gemeld bij de RvC. Voor de RvC was dit een bevestiging dat zij een goede keuze hadden gemaakt.
Maatregelen onafhankelijkheid
Er is afgesproken om in het 1e jaar te monitoren of de positieve mening van het RvC-lid over de kandidaat het onafhankelijk en kritisch opereren niet in de weg staat. Aan alle leden van de RvC is gevraagd om hier scherp op te zijn tijdens vergaderingen. En om aan te geven wanneer zij bijvoorbeeld iets in de dynamiek in de RvC opmerken dat kan wijzen op de vorming van een bondje of een minder kritische houding. Zo nodig kunnen dan extra maatregelen worden afgesproken. Onafhankelijk en kritisch kunnen handelen is immers een kerncompetentie voor commissarissen en hier moet altijd oog voor zijn.
Schijn van belangenverstrengeling
Met betrekking tot de schijn van belangenverstrengeling heeft de RvC geoordeeld dat het risico hierop zeer beperkt is omdat de relatie al 5 jaar geleden is beëindigd. Hierdoor is de kans erg klein dat derden belangenverstrengeling vermoeden.
Conclusie
De Aw volgt deze redenering en heeft een positieve zienswijze afgegeven.
In de RvC hebben 2 leden ook zitting in een RvT in de zorgsector. Het gaat hierbij om 2 verschillende zorginstellingen, beide met een eigen RvT, maar wel in dezelfde regio. Ingegeven door omstandigheden besloten de besturen tot fusie van de 2 zorginstellingen. Daardoor kwamen de 2 commissarissen gezamenlijk in de RvT van de gefuseerde organisatie terecht. Deze situatie werd beschreven in de aanvraag zienswijze in het kader van de herbenoeming van een commissaris.
In deze casus was het belangrijk dat de RvC onderzocht of de nieuw ontstane situatie de onafhankelijkheid van beide commissarissen in de RvC van de corporatie niet in de weg zou staan. Zou daar wel sprake van zijn, dan zou één van beiden moeten terugtreden. Daarnaast moest de schijn van belangenverstrengeling die mogelijk bij derden kon ontstaan, worden weggenomen.
Beoordeling verwevenheid door RvC
De RvC heeft geconstateerd dat tussen de corporatie en de gefuseerde organisatie geen enkele relatie bestaat. En dat er ook geen plannen zijn om een relatie tot stand te brengen. De aard en zwaarte van de verwevenheid werd als beheersbaar ingeschat. De RvT van de gefuseerde organisatie komt beperkt samen: er wordt 5 keer per jaar vergaderd. De 2 commissarissen hebben buiten de vergaderingen van beide Raden geen contact en geen persoonlijke relatie met elkaar. Tot slot zijn er tussen beide toezichthouders geen voorvallen of omstandigheden geweest die de onafhankelijke en professionele relatie in de weg zouden kunnen staan.
Maatregelen onafhankelijkheid
Omdat de verwevenheid een gegeven was en nog ruim een jaar zou duren, heeft de RvC afspraken gemaakt om mogelijke risico’s van de verwevenheid voor het onafhankelijk en kritisch kunnen handelen en het ontstaan van schijn van belangenverstrengeling te beheersen.
Zo werd afgesproken dat de 2 commissarissen in beide toezichtorganen geen lid van dezelfde commissie konden zijn. Op die manier werd (zoveel mogelijk) voorkomen dat er bij zeer goede samenwerking bondjes konden ontstaan, of bij slechte samenwerking juist wrijving.
Daarnaast werd afgesproken dat er tijdens elke vergadering extra aandacht was voor de dynamiek tussen de 2 toezichthouders. De andere leden is gevraagd hier op te letten en uit te spreken wat zij waarnemen.
Tot slot is afgesproken om bij de jaarlijkse zelfevaluatie een inschatting te maken of de verwevenheid effect heeft gehad op het functioneren van de betreffende RvC-leden en de RvC als geheel.Schijn van belangenverstrengeling
De RvC neemt de mogelijke schijn van belangenverstrengeling weg door op de website van de corporatie de verwevenheid toe te lichten. Bovendien zijn de afgesproken maatregelen om daadwerkelijke belangenverstrengeling te voorkomen vermeld. Hierdoor is het voor derden helder dat er nu en in de toekomst geen sprake kan zijn van belangenverstrengeling.
Conclusie
De Aw volgt deze redenering en heeft een positieve zienswijze afgegeven.
Samenvatting
Wanneer verwevenheid niet nadelig is voor de belangen van de woningcorporatie en niet kan leiden tot (de schijn van) belangenverstrengeling geeft de Woningwet hier ruimte voor. Het is aan de RvC om onderbouwd te motiveren waarom in het specifieke geval de verwevenheid niet nadelig is voor de belangen van de corporatie en niet kan leiden tot (schijn van) belangenverstrengeling. Bijvoorbeeld doordat er passende maatregelen zijn afgesproken.
Daarnaast is het belangrijk dat de RvC ervan overtuigd is dat de beste en meest passende kandidaat voor de functie wordt voorgedragen. En dat de verwevenheid geen invloed heeft gehad op de selectie van de kandidaat. Bovendien mag de verwevenheid op geen enkele manier het onafhankelijk en kritisch handelen in de weg staan. Passende maatregelen geven blijk van bewustzijn en professionaliteit van de RvC. Transparantie over de verwevenheid en maatregelen is een manier om te voorkomen dat er schijn van belangenverstrengeling bij derden kan ontstaan.