ECM onderhoudsverantwoordelijke

Op deze webpagina wordt beschreven welke taken een met onderhoud belaste entiteit oftewel Entity in charge of Maintenance (hierna: ECM) heeft, en wat de wettelijke eisen en het proces zijn voor het verkrijgen van een ECM-certificering.

Taken van de ECM

De ECM is belast met het onderhoud van een voertuig, en als zodanig geregistreerd in een voertuigregister (in Nederland het Nationaal Voertuigregister NVR). De ECM is er verantwoordelijk voor dat de voertuigen waarvan zij het onderhoud dient te verrichten, in veilige staat zijn. Met dat doel zet de ECM een onderhoudssysteem voor die voertuigen op en doet zij het volgende door middel van dat systeem:

  •  Onderhouden van ieder voertuig in overeenstemming met het onderhoudsdossier (onderhoudsvoorschriften en de TSI bepalingen).
  • Uitvoering geven aan in de gemeenschappelijke veiligheidsmethoden opgenomen risicobeheersings- en beoordelingsmethoden.
  • Toezien dat hun aannemers risicobeheersingsmaatregelen en monitoringsprocessen treffen door toepassing van de gemeenschappelijke veiligheidsmethoden, vastgelegd in contractuele regelingen.
  • Waarborging traceerbaarheid onderhoudsactiviteiten.
     

Het onderhoudssysteem omvat de volgende functies:

  1. Een functie beheer om toezicht te houden op de onderhoudsfuncties (functie I).
  2. Een functie ontwikkeling, beheer van onderhoudsdocumenten en configuratiebeheer (functie II).
  3. Een functie onderhoudsbeheer om ervoor te zorgen dat voertuigen voor onderhoud uit de exploitatie genomen worden en na onderhoud opnieuw in de exploitatie terugkeren (functie III).
  4. Een functie onderhoudsuitvoering om ervoor te zorgen dat het technisch onderhoud van een voertuig of delen daarvan wordt uitgevoerd, met inbegrip van de documentatie inzake vrijgave voor exploitatie (functie IV).

De ECM vervult zelf de functie beheer (onder a) maar kan de onder b) tot en met d) bedoelde onderhoudsfuncties of delen daarvan uitbesteden aan andere contractanten zoals onderhoudsbedrijven. De ECM blijft verantwoordelijk voor het resultaat van de uitbestede onderhoudsactiviteiten en zet een systeem op om toe te zien op de uitvoering van die activiteiten.

Wettelijke basis voor certificering van ECM's

Voor een certificering van de met het onderhoud belaste entiteit en/of één van de onderhoudsfuncties zijn de Uitvoeringsverordening (EU) 2019/779 en de Richtlijn (EU) 2016/798 van toepassing. In de Spoorwegwet wordt in artikel 36 de eis van de ECM-certificering beschreven. Tevens staat in artikel 38 van de Spoorwegwet een verwijzing naar de ministeriële regeling “Regeling indienststelling Spoorvoertuigen, § 5 Onderhoud van spoorvoertuigen” waarin nadere regels zijn gesteld aan het onderhoud aan spoorvoertuigen.

Onder Uitvoeringsverordening 2019/779 is een ECM certificering verplicht voor elke entiteit die belast is met het onderhoud van (naast goederenwagons) ieder type spoorvoertuig op het hoofdspoor, tenzij die entiteit een spoorwegonderneming of een infrastructuurbeheerder is die uitsluitend voor de eigen exploitatie bestemde voertuigen onderhoudt.

Voor de spoorwegonderneming en infrastructuurmanager waarvoor geen verplichte ECM certificering geldt, kan de conformiteit aangetoond worden middels een vrijwillige ECM certificering of middels het respectieve proces voor de veiligheidscertificering van spoorwegondernemingen of de verlening van een veiligheidsvergunning aan infrastructuurbeheerders.

In de Uitvoeringsverordening (EU) 2019/779 staan overgangsbepalingen opgenomen hoe met de eerder afgegeven certificaten, erkenningen en verklaringen van overeenstemming die afgegeven zijn volgens de Verordening (EU) 445/2011, omgegaan kan worden. Alle ECMs moeten uiterlijk op 16 juni 2022 aan de Uitvoeringsverordening voldoen.

Voor meer informatie kunt u gaan naar wetten.overheid.nl en http://eur-lex.europa.eu/. Zo heeft u de meest actuele wet- en regelgeving tot uw beschikking.

Aanvraagprocedure voor verkrijging van een ECM certificaat

U kunt een aanvraag tot ECM-certificering bij de Inspectie of bij één van de andere Certification Bodies (zie ERADIS website - Certification Bodies) indienen. De Inspectie voert alleen ECM-certificering in Nederland uit.

Om een certificaat als de met het onderhoud belaste entiteit, dan wel van één of meerdere onderhoudsfuncties, te verkrijgen van de Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT), moet u een volledig ingevulde aanvraag indienen door gebruik te maken van het specifiek daarvoor opgemaakte aanvraagformulier. U moet hierin aangeven welke onderhoudsfuncties u zelf wil  uitvoeren, en eventueel welke u wil uitbesteden. Tevens staat aangegeven in het aanvraagformulier welke documenten u bij uw aanvraag moet meesturen.

Let op: De ILT verzoekt om bij de aanvraag een ingevulde checklist mee te sturen. Hierin zijn alle eisen uit de Uitvoeringsverordening (EU) 2019/779 opgenomen. De checklist wordt regelmatig verbeterd. Neem contact op met de ILT om een actuele versie van de checklist te ontvangen.

Als u ook onderhoud verricht (in de onderhoudsfunctie onderhoudsuitvoering (werkplaats functie IV)) aan spoorvoertuigen waarvoor Onze Minister een voertuigvergunning heeft verleend (voertuigen met landencode 84), dan moet u tevens in het bezit zijn van een erkenning conform artikel 37 van de Spoorwegwet. Dit kunt u in de ECM aanvraag aangeven. Tevens moet u dan het betreffende aanvraagformulier er bij meesturen. Zie voor meer informatie Aanvraag erkenning voor onderhoud en herstel van spoorvoertuigen - ILT.151.07.

Aanvraag administratieve wijziging ECM certificering

Als u een administratieve aanpassing van uw ECM certificering wilt doorgeven dan kunt u hiervoor het  Administratieve wijzigingen bedrijfsgebonden vergunningen rail formulier invullen.  Het gaat bijvoorbeeld om aanpassingen van de wijziging van bedrijfsnaam, contactpersoon of vestigingsadres.

Indien u niet zeker bent of - en zo ja welke - aanvraag u moet indienen, en dus welke procedure van toepassing is, verzoeken we u altijd vooraf contact met ons op te nemen via telefoonnummer 088 489 00 00 of aanvraag@ilent.nl.

Kosten en doorlooptijd

Het tarief voor de behandeling van een certificering als de met het onderhoud belaste entiteit en/of voor de uitvoering van de onderhoudsfuncties staat vermeld in artikel 12 van de  Regeling tarieven Spoorwegwet 2012.

Voor de behandeling van de aanvraag geldt een termijn van 4 maanden. Het is in uw belang om de aanvraag tijdig en volledig in te dienen, zodat u op de door u gewenste datum in het bezit bent van de certificaten.