Om een erkenning of een vergunning te verkrijgen van de Inspectie Leefomgeving en Transport (hierna de Inspectie) moet u een volledig ingevuld formulier Aanvraag bedrijfsvergunning spoorwegonderneming indienen. In de bijlage van de aanvraagformulieren vindt u ook de documenten aan die u daarbij moet aanleveren. Onder het kopje van de erkenning of vergunning op de website vindt u de link naar het aanvraagformulier.

Op 16 juni 2019 wordt het Vierde Spoorwegpakket ingevoerd. Als gevolg hiervan verandert voor spoorwegondernemingen het proces van het aanvragen van een vergunning. Meer hierover leest u op de pagina "Aanvragen veiligheidscertificaat en bedrijfsvergunning''.

Factuur

Nadat uw aanvraag door middel van een quickscan als volledig is beoordeeld, zal er een factuur verzonden worden. Het tarief dat van toepassing is op de behandeling van aanvragen voor een erkenning of vergunning staat vermeld in de regeling tarieven Spoorwegwet 2012

Beslistermijn

Voor de behandeling van een aanvraag geldt een beslistermijn (die genoemd staat onder het kopje van de desbetreffende erkenning of vergunning op de website) waarna u een positieve of negatieve beschikking ontvangt. De beslistermijn wordt opgeschort (telling van weken stopgezet) in de periode tussen het verzenden van de factuur en het moment van de betaling. Het is in uw belang dat u uw aanvraag tijdig indient om de beschikking op de voor u gewenste datum binnen te hebben. 

Beoordeling

Nadat de factuur betaald is, vindt een beoordeling van de aangeleverde stukken plaats. Enkele vergunningen worden achteraf gefactureerd, mocht dit het geval zijn dan staat dat expliciet vermeld onder het kopje op de website van de desbetreffende vergunning. Vervolgens wordt er met u een datum gepland voor een audit en ontvangt u een certificeringplan waarin de indeling van de dag(en) staat beschreven. De audit wordt uitgevoerd door 2 auditoren van de Inspectie Leefomgeving en Transport.

Het doel van de audit is het toetsen of de processen zoals beschreven in de documenten ook daadwerkelijk worden uitgevoerd. Wanneer er wijzigingen hebben plaatsgevonden kunt u die tijdens de audit toelichten; processen zijn geen statisch product en daar is de Inspectie zich van bewust. Voordat de auditoren uw organisatie verlaten krijgt u een mondeling terugkoppeling van de audit en de eventuele bevindingen. Later worden de bevindingen ook schriftelijk teruggekoppeld in het auditrapport. Bij bevindingen wordt u in de gelegenheid gesteld middels een door u opgesteld plan van aanpak de bevindingen aantoonbaar op te lossen.

Feedback

U krijgt de gelegenheid opmerkingen aan te brengen indien er naar uw mening onjuistheden in het rapport staan. Afhankelijk van de bevindingen uit de audit (en indien nodig aangeleverde plan van aanpak) zal uw aanvraag positief of negatief beschikt worden.

Looptijd vergunning

Erkenningen of vergunningen worden in principe steeds voor vijf jaar afgegeven. Tussentijdse wijzigingen in een erkenning of vergunning hebben geen invloed op de geldigheidsduur van deze documenten. In bijzondere gevallen kan worden besloten om een erkenning of vergunning voor een kortere periode af te geven. 

Administratieve wijzigingen

Als u een administratieve wijziging wilt doorgeven die betrekking heeft op uw bedrijf dan kunt u hiervoor het formulier administratieve wijzigingen invullen. Denk hierbij aan de wijziging van bedrijfsnaam, contactpersoon of vestigingsadres. De wijziging zal per te wijzigen product (vergunning, erkenning) gefactureerd worden.

Monitoring en handhaving

Nadat er een erkenning is afgegeven komt de afdeling Veilige mobiliteit van de Inspectie in beeld. De afdeling Veilige mobiliteit houdt bij bedrijven zogenaamde handhavingsaudits. Iedere ondertoezichtstaande (een bedrijf dat door de ILT is erkend, gecertificeerd, vergund of toegelaten) krijgt minimaal 1 x per jaar een handhavingsaudit.

Bij het toezicht op bedrijven en instanties zal onder meer worden gelet op punten die nog open stonden bij het vergunningverleningproces. Het betreft dan tekortkomingen en/of signalen die de afgifte van een erkenning niet verhinderden. Bij een aanvraag voor herafgifte of wijziging van de erkenning of vergunning komt u weer in contact met de afdeling Vergunningen. Dit geldt ook voor de beoordeling van wijzigingen die wettelijk gemeld moeten worden.

Hoort bij